De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Archiefvorming

HOOFDSTUK 1.DE ORGANISATIE VAN DE VOC

4. HET 'GENERAAL BESTUUR': TAKEN EN WERKWIJZE VAN DE HEREN XVII
Al spoedig na 1602 ontstond een vast patroon in de werkwijze van de Heren Zeventien. In de zeventiende eeuw kwam dit college meestal drie keer in het jaar gedurende één of meer weken in vergadering bijeen. Soms echter waren er slechts twee vergaderingen en dat werd na 1751 regel. Tussen deze vergaderingen door vonden bijeenkomsten plaats van commissies van bewindhebbers die voor de Heren Zeventien beleidsvoorbereidend werk verrichtten of controle uitoefenden op het beheer bij de kamers. Deze commissies, die niet in het octrooi waren genoemd en die in de eerste helft van de zeventiende eeuw ontstonden, bestonden evenals de vergadering van de Heren Zeventien uit afgevaardigden uit de bewindhebberscolleges van de kamers.[1]
De volgende commissies waren werkzaam:
  1. Een commissie voor het opmaken van de jaarlijkse staat.
  2. Een commissie voor het bijwonen en controleren van de veilingen van de kamers.
  3. Een commissie voor het controleren van de boekhouding van de kamers.
  4. Een commissie die de uit Indië overgekomen correspondentie en stukken doorlas en vervolgens een concept-missive voor het bestuur in Indië opstelde. Deze commissie, gevormd door vier bewindhebbers uit Amsterdam, twee uit Zeeland en één uit elk der kleine kamers, kwam in Den Haag bijeen en werd het Haags Besogne genoemd.
  5. In oorlogstijd werden voor de vloten geheime routes en seinen voorgeschreven. Deze werden door een een 'secrete commissie' opgesteld.
Het tijdstip van de vergaderingen van de Heren Zeventien en de te behandelen onderwerpen werden grotendeels door de handel- en scheepvaartseizoenen gedicteerd. Als eerste vergadering in de jaarlijkse cyclus kan de najaarsvergadering' worden aangemerkt, die na de thuiskomst van de retourvloot uit Indië, omstreeks eind augustus, werd bijeengeroepen. Op deze vergadering werd over de volgende zaken besloten:
  • De data van de veilingen bij de zes kamers, de hoeveelheid ter verkoop aangeboden goederen en de condities die bij verkoop zouden gelden. Dit punt moest al snel, aan het begin van de vergadering, worden afgedaan opdat de veilingbiljetten tijdig naar de grote Europese handelssteden konden worden gezonden. Ook de veilingen zelf mochten niet te laat in de herfst plaatsvinden, om te voorkomen dat de kooplieden de gekochte goederen door het invallen van de winter niet naar hun afnemers in binnen- en buitenland zouden kunnen transporteren. Het kwam dan ook veelvuldig voor dat de najaarsvergadering voor enige tijd op reces ging om de veilingen te doen plaatsvinden en de commissie voor de veilingen gelegenheid te geven haar werk te doen. De tweede termijn van de najaarsvergadering viel in zulke gevallen zeer laat in het jaar; soms zaten de Heren Zeventien zelfs tot Kerstmis of nieuwjaar bijeen.
  • De hoeveelheid naar Indië uit te zenden schepen en manschappen. Het betrof de schepen die vanaf september - dus nog tijdens de vergadering - tot in de zomer van het daaropvolgende jaar uit patria moesten vertrekken. Omdat de kamers uiteraard de eerste schepen van deze equipage al ver voor september zeilree hadden moeten maken, was al eerder een voorlopig besluit op dit punt genomen. In het najaar werd de definitieve lijst van schepen opgemaakt.
  • De hoeveelheid naar Indië te zenden goederen. Dit besluit was een antwoord op de van de Hoge Regering in Batavia ontvangen 'eis der behoeften'.
  • De hoeveelheid naar Indië te zenden goud en zilver, gemunt of ongemunt, en de hoeveelheid kopergeld. Dit was een antwoord op de uit Batavia ontvangen 'eis der contanten'. Het besluit over het te verzenden edel metaal en kopergeld was voorlopig of 'provisioneel'. In het voorjaar werd vervolgens bezien of aanvulling nodig was.
  • Het opstellen van een zogenaamde 'eis van retouren', een lijst van produkten die de bewindhebbers met de eerstvolgende retourvloot uit Indië wensten te ontvangen. Veelal werd eerst een voorlopige lijst opgesteld; de definitieve 'eis' werd pas gemaakt na afloop van de veilingen. Behalve de verkoopresultaten van de eigen veilingen wogen de bewindhebbers ook die van de verkopingen in Londen mee. Wanneer de najaarsvergadering was onderbroken voor het houden van de veilingen kon een definitief besluit in de tweede termijn van de najaarsvergadering vallen. Soms echter werd het aan de bewindhebbers die de veilingen bijwoonden overgelaten om in samenspraak met bewindhebbers uit de kamer Amsterdam de eis definitief op te maken. In een enkel geval gaven de verkopen van specerijen in het voorjaar aanleiding om ook op deze definitieve lijst toch weer aanvullingen te maken.
  • De samenstelling van de Hoge Regering of Raad van Indië in Batavia en de promotie van hoge ambtenaren op de kantoren overzee. Het recht iemand te benoemen tot lid van de Raad van Indië en tot gezaghebber op één van de factorijen van de Compagnie was voorbehouden aan de Heren Zeventien. Dikwijls waren de besluiten op dit punt niet meer dan een bekrachtiging van een reeds in Indië verrichte aanstelling. Voorts gaf dit agendapunt de bewindhebbers van de diverse kamers de gelegenheid deze of gene gunsteling voor promotie voor te dragen.
  • In alle vergaderingen van de Heren Zeventien, dus ook in het najaar, werd opgave gedaan van de financiële situatie bij de kamers: de geldvoorraad in kas, het saldo op de wisselbank, de uitstaande schulden en vorderingen. Bovendien werd in de herfst of soms ook in het voorjaar de voorraad kanonnen geïnventariseerd.
  • Op verscheidene momenten tijdens de najaarsvergadering werden delen gelezen uit de generale missive van de gouverneur-generaal en raden van Indië, waarin een overzicht werd gegeven van de commerciële, financiële en politieke situatie van de VOC in Indië. Zaken die spoed vereisten of die naar het oordeel van de Heren Zeventien direct afgehandeld konden worden, werden in een brief naar Batavia samengevat. De overige zaken werden met de rest van de omvangrijke verzameling stukken uit Indië naar het Haags Besogne doorverwezen.
De eerstvolgende vergadering van de Heren Zeventien vond in het vroege voorjaar plaats, vaak al in februari, anders in maart. In deze vergadering werden besluiten genomen over de voorjaarsveiling, waar de VOC meestal uitsluitend specerijen ter verkoop aanbood. De bijeenkomst verschafte de bewindhebbers voorts de gelegenheid de lopende uitrusting van schepen te controleren. Nu ook werd de definitieve verzending van de hoeveelheid 'contanten' vastgesteld. Tevens kwam in het voorjaar de 'liquidatie en egalisatie van de retouren en van de timmeringhe van schepen' aan de orde. Op grond van de gegevens van de kamers bekeken de bewindhebbers in hoeverre de in het octrooi vastgestelde verdeelsleutel was gehandhaafd. Ten aanzien van de retouren kon dat betekenen dat de ene kamer de ander van een bepaald produkt moest voorzien of dat financiële vereffening plaatsvond om de verhoudingen recht te trekken. Bij de bouw van schepen kon dat niet. Wel werd bij het vaststellen van het nieuwbouwprogramma, later in het jaar, rekening gehouden met de uitkomsten van de vergelijking en met eventuele onevenwichtigheden in de bouwactiviteiten tot op dat moment.
Opmerkelijk is dat vaak al op de voorjaarsvergadering over een dividenduitkering werd besloten. Dat gebeurde dus voordat de veiling van specerijen in maart had plaatsgevonden en nog voor het einde van het boekjaar, dat half of eind mei werd afgesloten. De uitkering werd derhalve nog in de boeken van het lopende boekjaar verwerkt. Weliswaar was in 1669 op voorstel van de kamer Amsterdam besloten met vaststelling van het dividend te wachten tot na het afsluiten van de boeken en het opmaken van de balans, maar al omstreeks 1684 keerde de oude praktijk terug.
Tenslotte werd op de voorjaarsvergadering de datum bepaald waarop het Haags Besogne bijeen zou komen. De bewindhebbers die door hun kamers naar deze bijeenkomst werden afgevaardigd, moesten er rekening mee houden dat zij heel wat tijd in Den Haag moesten doorbrengen. Soms was het Haags Besogne wel drie maanden bijeen. Met de retourschepen was namelijk niet alleen een generale missive van de gouverneur-generaal en raden aan de Heren Zeventien aangebracht, maar tevens afschriften van de correspondentie tussen Batavia en de overige vestigingen in Indië. Deze correspondentie werd, per kantoor geordend en samen met de relevante passages uit de generale missiven en uit eerder namens de Heren Zeventien geschreven brieven, door het Haags Besogne gelezen en beantwoord. Het verslag van het Besogne, het zogenoemde Haags Verbaal, is in hoofdzaak een opsomming van gelezen brieven met een verwijzing naar de concept-missive, die vrijwel altijd achter het Verbaal is gevoegd. Soms werden korte opmerkingen ingelast, soms werd een uitgebreider commentaar gegeven, bijvoorbeeld in gevallen waarin de bewindhebbers in Den Haag van een uit Indië overgekomen dienaar mondeling inlichtingen hadden ingewonnen.
Omdat het Haags Besogne de in Batavia opgemaakte 'navale magt', het overzicht van de in Indië aanwezige Compagniesschepen, onder ogen kreeg, was dit college het meest geschikt om het totale schepenbestand van de VOC te inventariseren en op grond daarvan advies te geven over de aanbouw van schepen. In de achttiende eeuw voegden de bewindhebbers in Den Haag wel meer gegevens aan het Verbaal toe, bijvoorbeeld over de verkoop van Europese waren in Indië. Daarnaast kreeg het Besogne een grote verscheidenheid van taken opgedragen die de Heren Zeventien in hun vergaderingen niet hadden afgedaan of willen afdoen. Ook werd de bewindhebbers in Den Haag geregeld verzocht processen die de VOC had lopen bij het Hof van Holland te bespoedigen of tot een einde te brengen. Tenslotte namen de bewindhebbers in Den Haag de gelegenheid te baat de gang van zaken bij de lopende equipage te bespreken. Wanneer de Amsterdamse bewindhebbers dat in de voorjaarsvergadering nog niet hadden gedaan, dan kwamen zij veelal in het Haags Besogne met een voorstel om alvast edel metaal met schepen van de lopende equipage te verzenden als voorschot op de komende eis vanuit Batavia. Behalve op dat laatste punt nam het Haags Besogne geen besluiten. Alle zaken waarover het Besogne zich boog werden vervolgens ter overweging aan de eerstvolgende vergadering van de Heren Zeventien voorgelegd.
In juni kwam voorts de commissie bijeen die was belast met het controleren van de boeken en opmaken van de jaarlijkse staat. Niet alleen de bewindhebbers van deze commissie - twee uit Amsterdam, één uit Zeeland en drie uit de overige kamers (één kamer was dus niet vertegenwoordigd) - maar ook de boekhouders van de zes kamers togen dan naar het Oostindisch Huis van de kamer Amsterdam. Daar gaven de boekhouders, ieder op zijn beurt, de commissie inzage in de boeken en financiële bescheiden. Tenslotte formeerde de commissie uit de zes staten of balansen de generale staat van de VOC in patria. Tot de stukken die de commissie verzamelde, behoorden onder andere de lijsten van de verkochte goederen bij iedere kamer, de voorraden, de uitstaande schulden en vorderingen, de geldvoorraad in kas en het saldo op de wisselbank. Eens in de vier jaar, wanneer volgens de regels van het octrooi financiële verantwoording moest worden afgelegd aan vertegenwoordigers van de Staten-Generaal en aan de hoofdparticipanten, werd na afsluiting van de boeken per kamer nog eens inzage in de boeken gegeven.
De commissie kon in Amsterdam slechts summier controle op de boekhouding uitoefenen. Daarom werd er zo nu en dan ook een commissie ingesteld die ter plaatse boeken moest nalopen en inspecteren. Een grote fraude in de kamer Hoorn in 1670 had tot instelling van een dergelijke commissie aanleiding gegeven. De inspectie van de kamers was niet aan een vast tijdstip gebonden. Soms bleven bewindhebbers na een vergadering van de Heren Zeventien in Zeeland daar achter om dit werk te verrichten. Op de terugreis naar Amsterdam werd dan tevens inspectie gehouden in de kamers Delft en Rotterdam, en later in het jaar werden Amsterdam, Hoorn en Enkhuizen bezocht.
De derde vergadering van de Heren Zeventien vond plaats in de zomer, meestal in juli en soms pas in augustus. Dan kwam de concept-missive van het Haags Besogne ter tafel. Na goedkeuring en eventueel amendering kon deze missive met de eerste schepen van de nieuwe equipage in september naar Batavia worden gezonden. In de zomer werden ook voorlopige besluiten genomen over uit te zenden schepen, manschappen en goederen voor het komend seizoen. Bovendien werd besloten hoeveel edel metaal met de in september vertrekkende schepen zou worden verstuurd; ook dit besluit was dus een voorschot op de eis die pas eind augustus ontvangen zou worden en op een definitief besluit later in het jaar. In de achttiende eeuw werd een voorlopige 'eis van retouren' opgemaakt opdat Batavia zo snel mogelijk kon beginnen met het bijeenbrengen van de goederen voor patria; de besluiten die later in het najaar door de Heren Zeventien daarover werden genomen kregen steeds meer het karakter van aanvulling.
Een enkele keer kwam het voor dat onder druk van bijzondere omstandigheden de tijd ontbrak om een voltallige vergadering van de Heren Zeventien bijeen te roepen. Dan werd volstaan met de bijeenkomst van de 'halve Zeventien'. Zo werd na het uitbreken van de oorlog met Engeland en Frankrijk in juli 1672 een extra vergadering van de halve Zeventien in Den Haag belegd, voor slechts één dag, 'om geen éclat te geven of in 't oog te lopen'. Ook weersomstandigheden gooiden wel eens roet in het eten, zoals in 1681, toen een hevige vorst de reis van de Hollandse bewindhebbers naar Zeeland onmogelijk maakte en men, alweer in Den Haag, een halve Zeventien bijeenriep om de voorjaarsveilingen te regelen. Dergelijke bijeenkomsten raakten echter veel gevoeligheden. De bewindhebbers in Zeeland vreesden dat de andere kamers maar al te gauw omstandigheden zouden aangrijpen om tijdens het Zeeuwse presidium de vergadering naar Den Haag te verplaatsen. En Amsterdam had bezwaren tegen een halve Zeventien omdat die was samengesteld uit vier Amsterdamse bewindhebbers, twee Zeeuwen en vier (soms ook twee) afgevaardigden uit de kleine kamers. Amsterdam was dan met slechts vier afgevaardigden ondervertegenwoordigd. Bovendien konden door het even aantal aanwezigen de stemmen staken. Amsterdam wenste dan ook een kamergewijze stemming, waarbij de vier Amsterdammers acht stemmen zouden mogen uitbrengen en de twee Zeeuwen vier of - als de kamer Zeeland het presidium bezat - vijf stemmen.
De groei van het bedrijf en de daarmee gepaard gaande toename van het werk van de Heren Zeventien bracht de bewindhebbers in de loop van de achttiende eeuw steeds meer in tijdnood. Vooral door de langdurige beraadslagingen in Den Haag kwam het schema in de knel. De zomervergadering kon soms pas laat in augustus beginnen en dan kwam de retourvloot al binnen. De bewindhebbers hadden in die tijd veel werk in de kamers te verrichten en moesten dan ook nog hun aandacht geven aan de voorbereiding van de najaarsvergadering van de Heren Zeventien. Daarom werd in 1751 besloten de zomervergadering te laten vervallen. De vele 'provisionele besluiten' over equipage en dergelijke werden aan het Haags Besogne overgelaten; de concept-missive van het Haags Besogne werd nu direct bij aanvang van de najaarsvergadering behandeld opdat vertraging bij verzending minimaal zou zijn.
Kort na het midden van de achttiende eeuw werd nog een wijziging in de organisatie van het 'generaal bestuur' doorgevoerd. In 1755 werd besloten de handel en scheepvaart op China op andere leest te schoeien en schepen direct vanuit patria naar Kanton te consigneren. De rol van Batavia als organisator van het scheepvaartverkeer in Indië werd daarmee aangetast. Bovendien werd de handel en scheepvaart op China aan een aparte commissie opgedragen. Deze 'Chinase commissie', gevormd door bewindhebbers uit de diverse kamers, stelde de equipage naar Kanton vast, bepaalde hoeveel thee, porselein en andere goederen moesten worden ingekocht, en correspondeerde met de VOC-dienaren in China. In de vergaderingen van de Heren Zeventien kwam de handel op China nog slechts summier ter sprake. Deze organisatie, waarbij de handel en scheepvaart op één gebied aan een speciaal bestuurslichaam werden toevertrouwd, bleef echter een unicum binnen de Compagnie en werd niet voor andere gebieden nagevolgd.[2]
Al met al was het 'generaal bestuur' zwak gestructureerd. De vergadering van de Heren Zeventien was niet permanent bijeen. De samenstelling van de vergadering was steeds verschillend en de Heren Zeventien bezaten geen eigen administratieve staf. Toch had het bestuur dank zij de gegroeide praktijk een behoorlijke daadkracht. De besluiten van de Heren Zeventien waren bindend voor de kamers; omdat elke kamer in de Zeventien was vertegenwoordigd, voerden de bewindhebbers in de kamers de besluiten ook uit. Bij afvaardiging naar de Heren Zeventien golden bij de kamers Amsterdam en Zeeland, en waarschijnlijk ook bij de overige kamers, bepaalde ongeschreven regels. In Amsterdam gingen burgemeesters en oud-burgemeesters onder bewindhebbers voor, vervolgens werd op anciënniteit gelet. Ook in Zeeland gold een dergelijke regel. Lang niet altijd maakten bewindhebbers echter gebruik van hun 'recht' op afvaardiging, en zeker bij vergaderingen in Zeeland was het wel eens moeilijk voor de Amsterdammers om de acht leden tellende delegatie vol te krijgen. Vele bewindhebbers zullen in hun ambtsperiode één of meer keren een vergadering van de Zeventien hebben bijgewoond; een aantal bewindhebbers kwam zo geregeld in de vergadering, dat er ondanks de vele wisseling toch een zekere mate van continuïteit ontstond.[3]
De kamer Amsterdam oefende een grote invloed uit op het centraal bestuur. De voorbereiding en begeleiding van de vergaderingen van de Heren Zeventien was een zaak die de Amsterdammers grondig aanpakten. Bij de bespreking van de agenda van de vergaderingen van de Zeventien maakten de Amsterdamse bewindhebbers voor de belangrijke punten als de equipage of eis van Indische goederen al uitgewerkte voorstellen op, die aan de delegatie werden meegegeven. Werd tijdens de vergaderingen door andere kamers kritiek op het Amsterdamse standpunt geleverd, dan pleegde de Amsterdamse delegatie ruggespraak met de andere bewindhebbers in de kamer - iets dat uiteraard minder goed mogelijk was wanneer in Middelburg vergaderd werd; dan was men aangewezen op schriftelijk overleg.
Tenslotte werd de continuïteit in het bestuur bevorderd door de werkzaamheden van de advocaten van de Compagnie. Deze advocaat - er was een eerste en een tweede advocaat - fungeerde als secretaris van de directie en was derhalve de enige permanente ambtenaar van hoog niveau die in het 'generaal bestuur' een functie had. De advocaat assisteerde de presidiale kamer bij het opstellen van de agenda voor de vergaderingen van de Heren Zeventien en hij was zowel bij deze vergaderingen als bij de bijeenkomsten van de commissies van de Heren Zeventien aanwezig. Daarnaast was hij werkzaam in de kamer Amsterdam. De meest bekende advocaat van de Compagnie is Pieter van Dam, die meer dan vijftig jaar, van 1652 tot 1706, zijn ambt bekleedde en omstreeks 1700 de belangrijke 'Beschryvinge van de Oostindische Compagnie' opstelde. (Zie bijlage 6 voor een organisatieschema van de VOC.) die meer dan vijftig jaar, van 1652 tot 1706, zijn ambt bekleedde en omstreeks 1700 de belangrijke 'Beschryvinge van de Oostindische Compagnie' opstelde. (Zie bijlage 6 voor een organisatieschema van de VOC.)