De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Archiefvorming

HOOFDSTUK 1.DE ORGANISATIE VAN DE VOC

5. HET BESTUUR EN BEHEER IN DE KAMERS
Als bestuurders van de kamers hadden de bewindhebbers tot taak de besluiten van de vergadering van de Heren Zeventien uit te voeren. De kamers kregen al spoedig in de zeventiende eeuw de faciliteiten voor dit werk. In alle kamersteden kwam een Oostindisch Huis, waar bewindhebbers vergaderden, waar boekhouders, kassiers en klerken hun administratieve werkzaamheden verrichtten en waar soms ook opslag van goederen plaatsvond. Voorts waren er de nodige pakhuizen en etablissementen voor bouw en uitrusting van schepen: werven, zeilmakerijen, touwslagerijen, smederijen en ook slachthuizen, apothekerswinkels en tal van andere zaken.[1]De interne organisatie van de diverse kamers verschilde onderling wel enigszins. De kamers Amsterdam en Zeeland waren tenslotte respectievelijk acht en vier maal groter dan een kleine kamer en dat stelde andere eisen aan de organisatie.
In Amsterdam kwamen de bewindhebbers gewoonlijk twee keer per week, op maandag en donderdag, in vergadering bijeen. Tijdens vergaderingen van de Heren Zeventien en ook wel bij andere spoedeisende zaken werden buitengewone of 'extraordinaris' vergaderingen ingelast. Vele werkzaamheden werden echter afgedaan in commissies. Aanvankelijk volgden de bewindhebbers daarbij de reeds bij de voorcompagnieën gegroeide praktijk om voor iedere equipage afzonderlijk commissies in te stellen. Bewindhebbers werden voor één seizoen of één jaar geplaatst in een commissie voor de scheepsbouw, de proviandering, de ammunitie, de boekhouding of de verkoop van de goederen. Omstreeks het midden van de zeventiende eeuw ontstonden vier permanente commissies of, zoals zij in de achttiende eeuw gingen heten, departementen. Bewindhebbers werden bij hun benoeming in een bepaalde commissie geplaatst, en bleven daar dan meestal hun hele ambtsperiode werkzaam.[2]
Onder deze commissies ressorteerden de verschillende administratieve afdelingen en bedrijfsonderdelen. De taakverdeling was als volgt:
  1. Onder de commissie van de rekenkamer vielen de opperboekhouder, het liquidatiekantoor, het soldijkantoor en het klerkenkantoor. De opperboekhouder formeerde het grootboek en het journaal van de kamer en hij administreerde de overdracht van aandelen en de dividenduitkeringen. Op het liquidatiekantoor werden de boeken gehouden waarin de transacties met de kooplieden werden verantwoord. Het soldijkantoor was belast met de omvangrijke personeelsadministratie en daar berustten dan ook de scheepssoldijboeken. Het klerkenkantoor tenslotte fungeerde als secretarie.
  2. De commissie van de ontvang hield, dikwijls samen met de rekenkamer, controle op de kassier. Deze commissie was tevens belast met de inkoop van het zilver en goud bestemd voor verzending naar Indië. De kassier was met zijn assistenten werkzaam in de 'ontvangkamer'.
  3. De 'heeren van 't pakhuis' of, zoals de deftiger naam later luidde, het departement van de commercie, hield toezicht op de boekhouders van het pakhuiskantoor. Daar werd bijgehouden welke goederen werden ingekocht, wat daarvan naar Indië werd gezonden, welke retourgoederen uit Indië werden ontvangen en welke verkoopprijzen op de veilingen werden behaald. De bewindhebbers van deze commissie hadden daarnaast nog een geheel andere taak: zij moesten de predikanten horen die voor uitzending naar Indië in aanmerking wilden komen.
  4. De commissie van de equipage was belast met het toezicht op alles wat met scheepsbouw en uitrusting te maken had. Deze bewindhebbers hielden toezicht op de werf, zij waren aanwezig bij het vertrek en de aankomst van de schepen op de rede van Texel, en droegen zorg voor de aanmonstering van de zeelieden en soldaten. (Zie bijlage 7 voor een organisatieschema van de kamer Amsterdam.)
In de kamer Zeeland hadden de bewindhebbers drie commissies gevormd: de commissie van de thesaurie, van de koopmanschappen, en van de equipage.[3]Ook daar werd een bewindhebber direct bij aanstelling in één van de commissies geplaatst, maar omdat die van equipage en koopmanschappen aantrekkelijker werden geacht wegens de mogelijkheid om ambten te vergeven en emolumenten te verkrijgen, vonden veelvuldig wisselingen plaats: kwam een post in de equipage vrij, dan stapte er dikwijls iemand uit de commissie van de thesaurie naar de equipage over en werd een nieuw benoemde bewindhebber in de thesaurie geplaatst. De administratieve onderverdeling in Zeeland was identiek aan die van Amsterdam, zij het dat op de diverse kantoren minder personeel werkzaam was. Ook Zeeland kende een opperboekhouder, een kassierskantoor, een kantoor van de koopmanschappen en een soldijkantoor. Voorts waren er net als in Amsterdam boekhouders en klerken op de werf. Het zogenoemde 'buiten-comptoir' was een pakhuiskantoor.