De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Archiefvorming

HOOFDSTUK 2. ONTSTAAN EN BEHEER VAN DE VOC-ARCHIEVEN

1.TIJDENS HET COMPANIESBEWIND (1602-1795)
De werkzaamheden in de kamers van de Compagnie leidden tot de produktie van grote hoeveelheden papier. Aangezien de administratie (en de meeste andere activiteiten) door de zes kamers afzonderlijk werd verricht, bestond er geen centrale archiefbewaarplaats en was er geen uniform archiefbeheer. Iedere kamer droeg zorg voor zijn eigen papieren. Bovendien waren die papieren nog over verschillende afdelingen van een kamer verdeeld. Hoe groter en complexer de organisatie van een kamer was, hoe talrijker de plaatsen in de stad waren waar men archiefstukken kon aantreffen. De kamer Amsterdam bijvoorbeeld was verdeeld in vier departementen, waaronder enkele comptoiren (kantoren) stonden, die alle hun eigen papieren beheerden. De grootste massa stukken berustte bij de secretarie, een bureau dat in iedere kamer, hoe klein ook, bestond.
De archieven van de verschillende kamers bevatten niet alleen stukken van de Compagniesadministratie in de Republiek. Alle kamers konden ook rekenen op een gestage stroom papier uit het octrooigebied. Ieder jaar arriveerden met de retourschepen journalen, missiven, resoluties, dagregisters, monsterrollen en andere stukken van de gouverneur-generaal en raden in Batavia en van de andere vestigingen in Azië en aan Kaap de Goede Hoop. De Heren Zeventien verwachtten van de gouverneur-generaal en raden dat zij alle voor de bewindhebbers belangrijke stukken lieten kopiëren en in zesvoud naar patria stuurden, voor iedere kamer een exemplaar. Het kopieerwerk stapelde zich in de generale secretarie in Batavia echter zo op, dat nooit alle kamers konden worden voorzien. Dat leidde tot een aanhoudende reeks van klachten van de Heren Zeventien aan het adres van de gouverneur-generaal en raden, overigens zonder effect. In de praktijk konden alleen de kamers Amsterdam en Zeeland rekenen op een regelmatige toezending[1]. Toch werden door de gouverneur-generaal en raden wel pogingen ondernomen hier iets aan te doen. In 1725 was de achterstand in het schrijfwerk op de generale secretarie in Batavia zo hoog opgelopen dat de gouverneur-generaal en raden voorstelden om de resolutieboeken en dagregisters te laten drukken. Reeds een paar dagen later zag men echter van het plan af vanwege een gebrek aan drukletters. Zo bleef alles bij het oude en werd er alleen afgeschreven voor de kamers Amsterdam en Zeeland[2].De Compagnie streefde ernaar haar administratie voor de buitenwacht zorgvuldig geheim te houden. VOC-ambtenaren konden er wel gebruik van maken; dikwijls lieten bewindhebbers dan ook voor eigen gebruik afschriften vervaardigen, die nu nog in hun particuliere archieven kunnen worden aangetroffen. Tegenover buitenstaanders nam de VOC over haar werkzaamheden en interne bedrijfsvoering een strikte geheimhouding in acht. De VOC was hierin strenger dan de Westindische Compagnie. Zo was het werk van de VOC-advocaat Pieter van Dam, de 'Beschryvinge van de Oostindische Compagnie' (1701), dat geheel gebaseerd was op de originele papieren, alleen bedoeld voor intern gebruik. Het werd pas in de twintigste eeuw gepubliceerd. Joannes de Laet, de auteur van het 'Jaerlijck Verhael van de West Indische Compagnie', kon daarentegen zijn werk in 1644 in druk doen verschijnen.