De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Archiefvorming

HOOFDSTUK 2. ONTSTAAN EN BEHEER VAN DE VOC-ARCHIEVEN

1.TIJDENS HET COMPANIESBEWIND (1602-1795)

Kamer Amsterdam
Van de zes kamers van de VOC beheerde de kamer Amsterdam zonder twijfel het grootste archief. Dit kwam in de eerste plaats door de omvang van het Amsterdamse Compagniesbedrijf. Volgens het octrooi nam de kamer Amsterdam immers de helft van alle activiteiten op zich. Verder hing de omvang van het archief ook samen met de bestuursinrichting van de Compagnie. De Heren Zeventien bezaten geen eigen ambtelijk apparaat, maar maakten gebruik van de administratie van de voorzittende kamer. Drie kwart van de tijd was dit Amsterdam, de resterende tijd Zeeland. Voorts was de advocaat van de Compagnie niet alleen in dienst van de Heren Zeventien, maar ook van de kamer Amsterdam. Zijn zetel was in Amsterdam. In de praktijk betekende dit alles dat in het archief van de kamer Amsterdam zich ook de meeste archiefstukken van de Heren Zeventien bevonden. Brieven gericht aan de Heren Zeventien werden bijvoorbeeld in dezelfde band gebonden als die aan de bewindhebbers van de kamer Amsterdam. Gedurende enkele jaren hield men ook een gemeenschappelijk kopieboek van uitgaande brieven bij.
Het archief van de kamer Amsterdam werd op verschillende plaatsen in de stad gevormd en bewaard. De belangrijkste plek was het schrijf- of klerkenkantoor in het Oostindisch Huis aan de Oude Hoogstraat. Het oudste bekende reglement voor de klerken op het schrijfkantoor dateert van 1666[1]. Hierin is sprake van een eerste klerk, aan wie dertien klerken ondergeschikt zijn. In een reglement uit 1703 wordt gesproken over twee eerste klerken[2]. Op het schrijfkantoor werden alle papieren en geschriften gekopieerd die door bewindhebbers of Compagniesadvocaten werden voorgelegd. De klerken werkten afwisselend onder supervisie van de bewindhebbers van het departement van de rekenkamer of van een van de advocaten.
Tot de dagelijks terugkerende activiteiten op het schrijfkantoor, zoals is beschreven in enkele bewaard gebleven aantekeningen uit de achttiende eeuw, behoorde onder andere het bijwerken van de kopieboeken van uitgaande brieven van de kamer Amsterdam aan de andere kamers, de resolutieboeken van de kamer, de kopie-resolutieboeken van de Heren Zeventien, de indices op de resoluties en de uitgaande brieven van de Heren Zeventien, en de indices op de resoluties van de kamer. Dit is slechts een willekeurige greep. Zeer drukke dagen kenden de klerken op het schrijfkantoor in maart en september, wanneer de vergaderingen van de Heren Zeventien plaatsvonden, en in juni of juli, wanneer het Haags Besogne bijeenkwam. Voor de bijeenkomsten van dit laatste college droegen de klerken er zorg voor dat de bewindhebbers van alle kamers over de vergaderstukken beschikten en dat na afloop stukken zoals de verbalen van het Haags Besogne en de kopieboeken van uitgaande brieven aan de gouverneur-generaal en raden aan de kamers werden gezonden[3].
Door alle werkzaamheden nam het archief van de kamer Amsterdam snel in omvang toe, te meer daar ieder jaar ook nog een flinke hoeveelheid archiefstukken uit het octrooigebied met de retourschepen arriveerde. Met name het uitdijende aantal van deze zogenoemde 'overgekomen brieven en papieren' begon in de loop der tijd de bewindhebbers van de kamer Amsterdam zorgen te baren. In 1695 besloten zij een charterkamer in te richten, aangezien '... de boeken en papieren, van tijt tot tijt, uyt Indien overgekoemen, tot sodanige quantiteyt bereyts waeren gegroeyt, en 't welck alle jaaren nogh meerder stont toe te neemen ...'[4].
In deze jaren toog ook Pieter van Dam aan het werk. Hij kreeg in 1693 van de Heren Zeventien de opdracht een beschrijving te maken van de VOC, op basis van de archiefstukken. Het is niet duidelijk of de werkzaamheden van Pieter van Dam een rol hebben gespeeld bij de aanstelling van de eerste bibliothecaris van de charterkamer, in 1699. Gezien de jaartallen zou men het wel vermoeden.
Deze bibliothecaris, Pieter van Rijn genaamd, kreeg als taak de charters en papieren van de Compagnie te beheren en te inventariseren[5]. Hiervoor ontving hij jaarlijks een tractement van 200 gulden. Pieter van Rijn werkte al sinds 1680 bij de kamer Amsterdam als boekhouder op het liquidatiekantoor. Ook na zijn benoeming in 1699 als bibliothecaris bleef hij die functie vervullen. Hetzelfde geldt voor zijn opvolgers: voor allen was het ambt van bibliothecaris een nevenfunctie. Pieter van Rijn overleed in 1726. Pas in 1742 werd een opvolger benoemd, Dirk ten Brink, die sinds 1714 als permanente klerk van de eerste advocaat van de Compagnie in dienst was[6]. In 1759 werd hij op zijn beurt opgevolgd door Cornelis Heyligendorp, die evenals Ten Brink de functie van permanente klerk bij de eerste advocaat bekleedde[7]. In 1778 werd Heyligendorp benoemd tot supercarga en opperhoofd in China. De wanorde in de charterkamer nam na zijn vertrek snel toe. Dit was een doorn in het oog van de bewindhebbers van de rekenkamer, die een goed beheer van de boeken en papieren van groot belang achtten. Op de vergadering van de bewindhebbers van de kamer Amsterdam van 20 oktober 1779 stelden zij voor de Compagniesadvocaat Meerman van der Goes als bibliothecaris te benoemen[8]. De vergadering sloot zich bij dit voorstel aan. Desondanks bleven er klachten bestaan over de staat waarin de charters en papieren verkeerden. Volgens de bewindhebbers van het Vijfde Departement, opgericht in 1786 en voorlopig gehuisvest in de charterkamer, sprong men zeer slordig met de stukken om. Het kwam vaak voor dat stukken na gebruik niet werden teruggezet en niet meer terug te vinden waren[9].
Behalve door de klerken op het schrijfkantoor in het Oostindisch Huis werden ook door andere VOC-beambten stukken ontvangen en geschreven. Zo maakte de opperboekhouder van de kamer Amsterdam, geassisteerd door klerken, rekeningen en balansen op en hield hij onder andere journalen, memorialen, grootboeken en aandelenregisters bij. Daarnaast had de kamer Amsterdam op het soldijkantoor boekhouders in dienst, die de scheepssoldijboeken bijwerkten. Boekhouders legden overigens bij hun indiensttreding een speciale eed af; zij zwoeren niemand inzage te verlenen in hun boeken en papieren, tenzij zij hiervoor toestemming kregen van de bewindhebbers. Op uitdrukkelijk verzoek van de boekhouders zelf werd het hen echter wel toegestaan extracten uit papieren te verstrekken zolang dat niet ten nadele van de VOC was[10]. Het formeren van monsterrollen was de taak van een klerk van het departement van de equipage[11]. Tenslotte waren er nog boekhouders en klerken werkzaam op het pakhuis en op de scheepstimmerwerf.
Het archief dat aldus werd gevormd, werd niet alleen in de charterkamer aan de Oude Hoogstraat bewaard. Waarschijnlijk bevonden zich ook papieren van de kamer Amsterdam in het Zeemagazijn of Oostindisch Buitenhuis op Oostenburg. Rondom dit grote magazijn lagen immers de meeste werven, pakhuizen en andere gebouwen van de VOC[12].
In het bedrijf nam de kaartenmaker een speciale positie in. Hij voorzag niet alleen de schepen van de kamer Amsterdam van kaarten en stuurmansgereedschappen, maar ook die van de andere kamers. Alleen de kamer Zeeland liet zelf ook wel kaarten vervaardigen. De kaarten werden samengesteld op basis van de scheepsjournalen die werden meegevoerd door de retourschepen. Bij aankomst van deze schepen was de kaartenmaker gerechtigd de journalen op te eisen. Journalen en kaarten werden in een speciale ruimte in het Oostindisch Huis bewaard, waar zij regelmatig door de kaartenmaker geïnventariseerd moesten worden[13].