De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Archiefvorming

HOOFDSTUK 2. ONTSTAAN EN BEHEER VAN DE VOC-ARCHIEVEN

1.TIJDENS HET COMPANIESBEWIND (1602-1795)

Kamer Zeeland
De situatie in de kamer Zeeland stak vrij gunstig af tegen die in Amsterdam. Zo kende Zeeland een commissie voor de charterkamer, die toezicht uitoefende op het beheer van het archief door de chartermeester. De eerste vermelding van een chartermeester dateert van 1737. In dat jaar werd een instructie voor de chartermeester Thomas Cunnegam (of Cunningham) 't Hooft opgesteld[1]. Hierin werd onder andere bepaald dat boeken en papieren uit de charterkamer alleen tegen een ontvangstbewijs aan bewindhebbers en dienaren mochten worden uitgeleend. De bewindhebbers van het Vijfde Departement in Amsterdam waren op de hoogte van deze regeling. In 1786 stelden zij voor het Zeeuwse systeem in Amsterdam over te nemen; waarschijnlijk is het bij een voorstel gebleven.
Een andere bepaling in de instructie voor de chartermeester luidde dat alle kisten met brieven en papieren die jaarlijks met de retourschepen uit Indië werden gebracht door de chartermeester geopend en de inhoud door hem geregistreerd moest worden. Daarna moesten de papieren voor dagelijks gebruik worden neergelegd in de charterkastjes van de vergaderkamer van de bewindhebbers. Van deze stukken hield de chartermeester het 'generaal register van alle de Compagniesboeken die uyt India naar Patria herwaart werden gesonden' bij. Dit register is de oudste inventaris van archiefstukken van de kamer Zeeland die bewaard is gebleven. De hierin beschreven stukken lopen van 1612 tot 1794 en zijn alfabetisch ingedeeld naar aard van de stukken, zoals 'acteboeken', 'brieven en papieren ontvangen uit Indië', 'cassaboeken' enzovoort [2]