De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Archiefvorming

HOOFDSTUK 2. ONTSTAAN EN BEHEER VAN DE VOC-ARCHIEVEN

3. TEN TIJDE VAN HET MINISTERIE VAN KOLONIEN (1813-1856)

Verhuizingen en grootscheepse vernietigingen
In de zomer van 1816 werden op last van de directeur-generaal van het departement van koophandel en koloniën, J. Goldberg, de uit Parijs teruggehaalde stukken samen met andere charters, boeken en papieren van het departement overgebracht naar de charterkamer op het Binnenhof in Den Haag. In 1815 droeg het depot in Amsterdam achttien kisten met archivalia, onder andere resoluties van de Heren Zeventien en de kamer Amsterdam, over aan het departement. Ook deze stukken werden in de charterkamer op het Binnenhof bewaard. Van de daar aanwezige stukken werd een inventaris opgemaakt, waaruit blijkt dat het voornamelijk stukken uit de laatste periode van de achttiende eeuw betrof[1]. Enige decennia later bleek een groot deel van deze stukken weer in Amsterdam te berusten. Het is niet duidelijk wanneer zij naar Amsterdam werden teruggebracht.
In Amsterdam werd het VOC-archief op verschillende plaatsen bewaard. Een van die plaatsen was nog steeds het Oostindisch Binnenhuis, waar de boeken en papieren van het soldijkantoor berustten. Een aanzienlijk deel van de daar opgeslagen archivalia werd in de winter van 1821/1822 door het ministerie aan de hoogste bieder verkocht. Het betrof zo'n 9500 à 10.000 banden, voornamelijk daterend van de zeventiende eeuw[2].
In 1832 werd het ministerie van koloniën verzocht het Oostindisch Binnenhuis te ontruimen, aangezien dit gebouw was aangewezen als onderkomen van de administratie van de directe belastingen en accijnzen. Men vatte het plan op alle papieren van de VOC in het Westindisch Slachthuis onder te brengen. Dit pakhuis van de voormalige Westindische Compagnie was gelegen aan de IJkant in Amsterdam. Hier lagen reeds archiefstukken van de VOC. Aangezien de in het Westindisch Slachthuis berustende papieren in grote wanorde verkeerden, liet de minister eerst een inventaris vervaardigen door de klerk P.L. de Munnick, alvorens het startschot voor de verhuizing van de resterende VOC-archieven uit het Oostindisch Binnenhuis te geven. Blijkens die inventaris bevonden de papieren zich op de eerste en tweede charterzolder van het Westindisch Slachthuis[3].
Van meet af aan was duidelijk dat het Westindisch Slachthuis de omvangrijke VOC-archieven niet kon herbergen. In 1830 werd door de commissaris voor de koloniën, J. van der Velden, een onderzoek ingesteld welke boeken en papieren zonder bezwaar vernietigd of verkocht konden worden. De Munnick, inmiddels gepromoveerd tot magazijnmeester, zette dit onderzoek in 1832 voort. Beiden kwamen tot de conclusie dat twee derde van de aanwezige soldijboeken zonder bezwaar gemist kon worden. In eerste instantie was men van plan alleen de boeken en papieren van vóór 1750 op te ruimen, maar aangezien dit te weinig opleverde, zouden ook de 'landboeken' van na 1750 eraan moeten geloven[4]. Uiteindelijk werd bij koninklijk besluit van 8 juni 1832 bepaald dat bij openbare inschrijving de volgende stukken verkocht moesten worden: de registers die bij het soldijkantoor van de VOC onder naam van landboeken en thuisreisboeken bekend stonden, de liasdozen met de betaalde documenten tot het jaar 1750, minuut-notulen en financiële stukken zoals onder andere grootboeken, bankboeken en negotiatieregisters. Het aantal banden dat opgeruimd moest worden bedroeg 5136, het aantal liasdozen 1851. In totaal bleven er 3160 banden en 587 liassen van het soldijkantoor bewaard[5].
Wat overbleef van het omvangrijke bestand waren de monsterrollen en de scheepssoldijboeken, ook wel uitreisboeken genaamd. Van de zogenoemde landboeken en thuisreisboeken is niets bewaard gebleven. Het is dan ook moeilijk te bepalen wat de inhoud van deze stukken was[6]. Reeds in vroeger dagen moeten deze landboeken en thuisreisboeken ten prooi zijn gevallen aan de opruimwoede van het ministerie van koloniën. Vóór de grote opruiming in het jaar 1832 waren er namelijk nog maar weinig van dergelijke stukken van vóór 1750 op het soldijkantoor in Amsterdam aanwezig. Het is mogelijk dat deze stukken deel uitmaakten van de grote massa VOC-papier die in de winter van 1821/1822 was verkocht.
De criteria die men bij deze opruimingen hanteerde, waren vooral van praktische aard. In principe bewaarde men datgene wat voor nog lopende zaken van belang was, zoals de salarisadministratie die men nodig had voor het afwikkelen van salarisaanspraken. Tot de overige stukken die werden vernietigd behoorden onder andere het gehele geheime archief van de Heren Zeventien en de kamer Amsterdam en het grootste deel van de stukken van het beheer van de Compagnie in de Republiek.