De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Archiefvorming

HOOFDSTUK 2. ONTSTAAN EN BEHEER VAN DE VOC-ARCHIEVEN

4. HET ARCHIEF VAN DE VOC EN HET RIJKSARCHIEF

Bewerking van de VOC-archieven
Met het beschrijven en ordenen van de VOC-archieven hielden zich op het Algemeen Rijksarchief in de loop der jaren vele archivarissen bezig. Na de overdracht in 1856 werd op het rijksarchief J.K.J. de Jonge als eerste met het beheer van de VOC-archieven belast. Hij bezorgde zijn opvolgers veel werk door banden met overgekomen brieven en papieren uit Indië aan de Heren Zeventien en de kamer Amsterdam, tot het jaar 1690 uit elkaar te halen. Vanaf 1690 was het pas regel geworden inhoudsopgaven te vervaardigen op de overgekomen brieven en papieren. Teneinde het raadplegen van de stukken van voor 1690 te vergemakkelijken, sloopte De Jonge alle banden tot 1659 en de banden uit de Westerkwartieren van 1660 tot 1690. Vervolgens herordende hij de gelichte stukken per vestiging, waardoor de herkomst en het onderlinge verband van de stukken niet meer te onderkennen waren. Rond de eeuwwisseling werd dit werk door J.E. Heeres en H.T. Colenbrander ongedaan gemaakt[1].
De eerste inventaris werd in de jaren zeventig van de negentiende eeuw vervaardigd door de oud-marineofficier P.A. Leupe. Een inventaris mag men deze eigenlijk niet noemen. Het was meer een catalogus van stukken uit niet alleen de VOC-archieven, maar ook uit andere Oostindische archieven. De stukken werden willekeurig gerangschikt naar onderwerp. Zo stelde Leupe uit archiefstukken van de kamer Amsterdam en van de Staten-Generaal een verzameling journalen samen, bestaande uit beschrijvingen van ontdekkingstochten, scheepsjournalen, instructies enzovoort[2]. Ook hij verstoorde in sommige gevallen de oorspronkelijke eenheid van banden door er stukken uit te scheuren en deze vervolgens naar onderwerp te ordenen. Heeres bracht naderhand deze stukken weer op hun plaats terug en herstelde de oorspronkelijke ordening[3]. Dit gebeurde niet met de kaarten en tekeningen die Leupe uit de overgekomen brieven en papieren had gehaald. Deze berusten nu nog steeds in de indertijd door Leupe samengestelde verzameling buitenlandse kaarten op de afdeling kaarten en tekeningen van het Algemeen Rijksarchief.
Na Leupe bewerkten Heeres en P.A.N.S. van Meurs tegelijkertijd de VOC-archieven. Van Meurs hield zich bezig met het beschrijven van de personeelsadministratie van de Compagnie. Hij maakte een overzicht van de series scheepssoldijboeken, die in 1884 met de overdracht van papieren uit het depot van het ministerie van koloniën in Amsterdam behoorlijk waren uitgebreid. Van Meurs maakte tevens een uitgebreide beschrijving van de aard en inrichting van de scheepssoldijboeken[4].
In de jaren tachtig nam Heeres de bewerking van het grootste deel van de VOC-archieven op zich. Van duidelijk afgebakende VOC-archieven was in feite geen sprake, omdat de stukken vermengd waren geraakt met andere koloniale archiefbestanden. Heeres begon zijn inventarisatiewerkzaamheden met het afsplitsen van stukken van particuliere herkomst van de eigenlijke archiefstukken van de VOC. Vervolgens beschreef hij eerst de archieven van de zogenoemde voorcompagnieën, waarna hij de inventarisatie van de VOC-archieven aanvatte. Bij de afbakening van het archief nam hij 1602, het oprichtingsjaar van de VOC, als begindatum en 1795, het jaar waarin het bestuur in staatshanden overging, als einddatum. In 1891 rondde hij de voorlopige inventarisatie van het archief van de kamer Amsterdam af en twee jaren later die van de kamer Zeeland. Van beide archieven had hij met name de overgekomen brieven en papieren beschreven. Tijdens de definitieve bewerking van de archiefstukken die bij de secretarie van de kamer Amsterdam hadden berust, werd Heeres in 1897 benoemd tot hoogleraar bij de Indische Instelling in Delft.
Zijn taak werd overgenomen door H.T. Colenbrander, die de inventarisatie van het secretarie-archief van de kamer Amsterdam voltooide. In de categorie ingekomen stukken uit Indië bracht Colenbrander een cesuur aan tussen de stukken van vóór en na 1614. De stukken van vóór 1614 werden per scheepstocht gerangschikt, identiek aan de wijze van inventarisatie van de archieven van de voorcompagnieën door Heeres. De stukken van na 1614, toen er een meer permanent centraal Indisch bestuur ontstond en de kamers in de Republiek op een meer gestage papierstroom uit Batavia kon rekenen, werden chronologisch geordend[5].
Vervolgens bewerkte Colenbrander het archief van de kamer Zeeland. Allereerst ordende hij de ingekomen stukken per factorij en niet per jaar, zoals bij de kamer Amsterdam. Verder beschreef Colenbrander de stukken afkomstig van de drie departementen van de kamer Zeeland: die van de equipage, van de koopmanschappen en van de thesaurie. Een beschrijving van de financiële stukken ontbrak vooralsnog in deze inventaris.
In de jaren 1898-1902 voerden Colenbrander en de toenmalige rijksarchivaris Th.H.F. van Riemsdijk zeer regelmatig schriftelijk overleg over de wijze waarop de VOC-archieven moesten worden geïnventariseerd. Beiden waren van mening dat de inventaris zoveel mogelijk een afspiegeling moest vormen van de inrichting van het bestuur van de VOC, maar dat er te weinig archiefstukken bewaard waren gebleven om hieraan recht te kunnen doen. Het streven bleef, geheel in de geest van Heeres, archiefstukken zoveel mogelijk naar hun plaats van herkomst terug te brengen en stukken die niet in de VOC-archieven thuishoorden eruit te verwijderen. Zo werden stukken afkomstig uit de sinds 1856 willekeurig gevormde collecties van de Oostindische afdeling van de koloniale archieven, die niet tot de eigenlijke VOC-archieven behoorden, door Colenbrander herleid tot archieven van bijzondere VOC-commissies[6] of tot particuliere archieven van bewindhebbers. Tevens herenigde Colenbrander de bijlagen bij de generale missiven van de gouverneur-generaal en raden aan de kamer Zeeland met de VOC-archieven; deze bijlagen waren een tijdlang van het archief gescheiden geweest[7].
In 1902 werd de commissie van advies voor 's-Rijks Geschiedkundige Publicatiën ingesteld, waarvan Colenbrander secretaris werd. J. de Hullu nam de beschrijving en de ordening van de financiële registers van de VOC van Colenbrander over. In 1905 bracht De Hullu in de inventarissen van Colenbrander een doorlopende nummering aan, de zogenoemde K.A.-nummering[8]. Vanuit zijn nieuwe functie werkte Colenbrander verder aan het herstellen van de door De Jonge verstoorde oorspronkelijke orde van de overgekomen brieven en papieren. In 1912 rondde hij deze werkzaamheden af.
Daarna werd het stil rondom de VOC-archieven. De archieven van de voorcompagnieën en van de zes kamers waren in die tijd allemaal voorzien van een inventaris in manuscriptvorm. Als wij enige werkzaamheden die R. Bijlsma verrichtte aan het archief van de kamer Amsterdam buiten beschouwing laten, was het pas mevrouw M.A.P. Meilink-Roelofsz die in 1937 de stilte verbrak. Zij werd belast met een nieuwe inventarisatie van het archief van de kamer Zeeland. Doordat bij de verhuizing van het rijksarchief van het Plein naar het Bleijenburg in 1901 de VOC-archieven niet volgens de inventaris van Heeres en Colenbrander waren genummerd, was de raadpleging van met name het Zeeuwse archief aan de hand van de bestaande inventaris zeer moeilijk geworden. Herinventarisatie was hierdoor gewenst. De meeste arbeid verrichtte mevrouw Meilink-Roelofsz aan de beschrijving van de series ingekomen stukken van de kantoren in Indië in het archief van de kamer Zeeland. Daarnaast bewerkte zij de manuscript-inventaris van Heeres en Colenbrander van het archief van de kamer Amsterdam, en (her)inventariseerde zij de financiële stukken en de zogenoemde losse stukken van beide kamers. In 1963 waren haar inventarisatiewerkzaamheden aan de VOC-archieven afgerond. Ruim honderd jaar nadat de bescheiden naar het Algemeen Rijksarchief waren overgebracht, was een integrale inventaris op de VOC-archieven beschikbaar. Enkele jaren later kregen de archieven, op basis van de nieuwe inventaris, een doorlopende nummering. De inventaris - negen delen in typoscript - heeft de toegankelijkheid van de VOC-archieven aanzienlijk vergroot en het onderzoek naar de Nederlandse overzeese en Aziatische geschiedenis een impuls gegeven.
Een belangrijk bestanddeel van de VOC-archieven, de overgekomen brieven en papieren, werden verder ontsloten. In de kamer Amsterdam waren deze bescheiden ten tijde van de VOC al toegankelijk gemaakt met behulp van inhoudsopgaven. Deze ontbraken echter vaak in de banden van vóór 1690. Mevrouw Meilink-Roelofsz liet deze vervaardigen. Zij droeg er ook zorg voor dat de inhoudsopgaven op alle overgekomen brieven en papieren in het archief van de kamer Amsterdam werden uitgetypt en aan het publiek ter beschikking werden gesteld.
Op 1 januari 1971 verliet mevrouw Meilink-Roelofsz het Algemeen Rijksarchief, nadat zij aan de Rijksuniversiteit van Leiden het ambt van bijzonder hoogleraar in de geschiedenis van de West-Europese expansie overzee had aanvaard. Hoewel zij zich ook toen intensief bleef bezighouden met de vroege Nederlands-Oostindische geschiedenis, heeft zij een boek over de organisatie van de VOC en een algemene inleiding op de inventaris van de VOC-archieven niet kunnen voltooien. Zij overleed in 1988, kort nadat de werkzaamheden aan de publikatie van haar inventaris waren aangevangen.