De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Inhoud en structuur van het archief

HOOFDSTUK 3.AANWIJZINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE VOC-ARCHIEVEN
B.J. Slot, M.C.J.C. van Hoof en F. Lequin
De structuur van de VOC-archieven volgt in grote lijnen die van de organisatie van de Compagnie in de Republiek. De archivalia van de zes VOC-kamers vormen de zes hoofdarchieven. De archieven van de kamer Amsterdam en de kamer Zeeland zijn, qua inhoud en omvang, ontegenzeggelijk de belangrijkste. In die twee kamerarchieven is het meest van de interne organisatie terug te vinden. Dat is veel minder het geval bij de archieven van de vier andere kamers, waarvan slechts enkele grotere en kleinere fragmenten aan vernietiging zijn ontkomen.
De indeling van de archieven verschilt enigszins per kamer. Oorzaken hiervan zijn de verschillen in interne organisatie van de kamers of een afwijkende wijze van archiefbeheer tijdens de VOC-periode. Daarnaast was het - met name voor de kleinere kamers - onmogelijk om aan de hand van de fragmentarische overblijfselen de oorspronkelijke structuur te reconstrueren. Het meest in het oog springende verschil is uiteraard het voorkomen van de bescheiden van de Heren Zeventien in het archief van de kamer Amsterdam.
Ruwweg volgen de hoofdbestanddelen van een kamerarchief een lijn van algemeen naar specifiek, van beleidsvoorbereiding naar implementatie. Het duidelijkst is dat te zien in de indeling van de archieven van de kamer Amsterdam en de kamer Zeeland: na de octrooien, die de grondslag van de Compagnie vormen, volgen in beide kamers de resoluties, de uitgaande stukken, de ingekomen stukken, de stukken van commissies, en de zogenoemde afzonderlijk gehouden stukken, oorspronkelijk losse stukken van de kamers; daarna komen de stukken van de uitvoerende departementen van de kamers.
Een belangrijke uitzondering op de indeling volgens de lijn beleidsvoorbereiding- implementatie is de plaats van de commissiearchieven. De commissies hadden een bij uitstek beleidsvoorbereidende taak, maar hun stukken hebben in het archief een plaats gekregen ná de resoluties en uitgaande en ingekomen stukken. De inhoudsopgave van de inventaris biedt een nuttig overzicht van de inhoud van het archief.
In de hier volgende aanwijzingen worden de nu nog bestaande hoofdbestanddelen van de archieven beschreven. Alleen bestanddelen van grote omvang of van bijzonder belang passeren hierbij de revue. De beschrijvingen behandelen in zeer kort bestek de structuur en de inhoud van de hoofdbestanddelen, geven instructies over het gebruik en signaleren nadere toegangen en hulpmiddelen. Het archief van de kamer Amsterdam is als uitgangspunt genomen voor de volgorde waarin de categorieën worden behandeld.
De eerste categorie wordt gevormd door de resoluties van de Heren Zeventien en van de kamers, die vooral van belang zijn voor onderzoek naar het beleid zoals dat in de Republiek werd gevormd. Het volgende onderdeel beslaat de uitgaande brievenboeken van de Heren Zeventien en de kamers: instructies naar het octrooigebied en correspondentie binnen de Republiek over het reilen en zeilen in het octrooigebied.
Daarna komt het omvangrijkste bestanddeel van het archief aan de orde: de verschillende groepen van uit het octrooigebied naar de Republiek gezonden bescheiden. Het gaat daarbij om de kopie-resoluties van gouverneur-generaal en raden, om uit verscheidene hoofdvestigingen in het octrooigebied rechtstreeks naar de Republiek gezonden missivenen bijlagen, en om de kopie-missiven aan de gouverneur-generaal en raden uit ondergeschikte vestigingen, met bijlagen (het zogenoemde Batavia's ingekomen brievenboek). Dit gedeelte is van belang voor de kennis van het beleid, de scheepvaart en de handel in het octrooigebied, en bevat kostbare gegevens over lokale toestanden en gebeurtenissen in Azië.
Vervolgens komen, voor zover bewaard, de vaak zeer fragmentarische archieven van commissies van de Heren Zeventien aan de orde. Het daaropvolgende gedeelte bevat enkele korte opmerkingen over de categorie afzonderlijk gehouden stukken van de administratie van de kamers betreffende diverse onderwerpen. Dit besluit het centrale gedeelte van de archieven van de Heren Zeventien en van de kamers Amsterdam en Zeeland. Tenslotte worden de belangrijkste bestanden van de archieven van de departementen (bureaus met speciale taken) en beambten behandeld. Hieronder vallen onder meer de voor prosopografisch onderzoek zo belangrijke stukken van het soldijkantoor, en de boekhoudkundige stukken van de kamers, die gegevens bevatten over de economische activiteit van de Compagnie in de Republiek.