De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Inhoud en structuur van het archief

HOOFDSTUK 3.AANWIJZINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE VOC-ARCHIEVEN

1. RESOLUTIES

Heren Zeventien
Zaken die het algemeen beheer van de Compagnie betroffen, werden besproken en afgehandeld in de vergaderingen van de Heren Zeventien.Behalve een serie minuut-resoluties over de jaren 1654-1796 (inv. nrs. 24-98) zijn er drie series van in deze vergaderingen genomen resoluties bewaard gebleven: twee series in het archief van de kamer Amsterdam en de Heren Zeventien (inv. nrs. 99-145 en 146-210) en een serie in het archief van de kamer Zeeland (inv. nrs. 7343-7416). In het archief van de kamer Zeeland zijn de resoluties van de Heren Zeventien in het hoofdstuk 'ingekomen stukken uit Europa' te vinden. Het hoofdstuk 'resoluties' bevat alleen de resoluties van de kamer zelf. Deze indeling gaat voorbij aan het feit dat de Heren Zeventien gedurende twee van de acht jaren in Middelburg vergaderden en hun resoluties ter plaatse werden genoteerd en gekopieerd.
De resoluties werden opgemaakt in zes net-exemplaren, één voor elke kamer. De serie die beschreven wordt onder inv. nrs. 146-210 betreft dergelijke net-exemplaren, gezien het opschrift 'originele resoluties' op de rugzijde van de banden, en het voorkomen van de handtekeningen van de gecommitteerden achter iedere laatste vergaderdag. In de beginperiode is de inhoud van verzonden of ontvangen brieven en andere stukken vaak in de tekst opgenomen. Later vindt men zulke stukken steeds meer als bijlagen bijgebonden. Vanaf 1673 staat in de marge van de resoluties een korte samenvatting van de inhoud, hetgeen onderzoek zeer vergemakkelijkt. De resoluties behelzen overigens alleen de resultaten van het overleg van de Heren Zeventien en de daaruit voortvloeiende besluiten. Van het verloop van de besprekingen, de discussies en meningsverschillen is weinig of niets in de resoluties terug te vinden.
De serie die in de inventaris aan de serie net-exemplaren voorafgaat (inv. nrs. 99-145), is hiernaar gekopieerd. Een voordeel van deze serie kopie-resoluties is dat al vanaf het begin korte samenvattingen van de resoluties in de marge staan. De in de net-exemplaren geïnsereerde stukken zijn ook in de kopie-resoluties overgenomen, maar dat is helaas niet altijd het geval met de meegebonden bijlagen.
In de resolutieboeken staan bovenaan iedere vergadering de namen van de zeventien gecommitteerden vermeld en tot welke kamer zij behoorden. Dan worden de agendapunten voor de bijeenkomst opgesomd, 'pointen van beschryvinge' genoemd. In de marge van ieder punt wordt verwezen naar de datum van de desbetreffende resolutie. Ook indien het slechts om het lezen van een rapport gaat, wordt de datum vermeld waarop dat is gebeurd. Omgekeerd wordt in de resoluties of in de marge vermeld om welk agendapunt het gaat.
De agendapunten moesten geruime tijd van te voren aan de kamers worden toegezonden, zodat die eventueel met aanvullingen konden komen en gelegenheid hadden een standpunt te bepalen. Belangrijke onderwerpen die niet tijdig op de agenda waren gezet en die tijdens of vlak voor de vergadering opkwamen, konden niet zomaar worden behandeld. Alleen indien zij geen uitstel duldden, mochten ze 'extraordinaris' worden behandeld. Het laatste agendapunt voorzag in het afhandelen van niet-geagendeerde 'gewone' zaken.
Het kon gebeuren dat een kamer advies over een bepaalde zaak aan de andere kamers vroeg. Waren de adviezen eensluidend dan werden die beschouwd als een door de Heren Zeventien genomen beslissing. Had een van de kamers een afwijkende mening, dan moest de zaak op de agenda van de Heren Zeventien worden opgenomen en in hun vergadering worden afgehandeld.
In de resolutieboeken kunnen zich ook resoluties van de kleine, halve Zeventien bevinden. De samenstelling varieerde van acht tot elf gecommitteerden. Beslissingen hadden dezelfde kracht als die van de volledige Heren Zeventien. Vanaf 10 augustus 1660 worden de vergaderingen van de kleine, halve Zeventien in de resolutieboeken aangeduid als vergaderingen van de Heren Zeventien. Telling van het aantal gecommitteerden geeft uitsluitsel of het al dan niet een vergadering van de kleine, halve Zeventien betreft.
In het archief van de kamer Amsterdam is een uit vier delen bestaande zakenindex op de resoluties aanwezig (inv. nrs. 221-224). Volgens een aantekening in het begin van de index zijn hierin allereerst de staande (= vaste, onveranderlijke) orders, instructies en reglementen van de Heren Zeventien opgenomen. Daarnaast verwijst de index naar veel resoluties die geen staande orders zijn maar die dienen 'eensdeels om aan te wyzen hoedanig verschyde zaaken en voorvallen zyn begrepen, behandelt en afgedaan en ten anderen om te konnen weeten en (des nodig) met gemak te vinden deeze en geene zaaken en gevallen die van opmerking zyn'. De trefwoorden lopen van Aannemen tot en met Zijde. Onder ieder trefwoord worden chronologisch alle desbetreffende resoluties opgenoemd, met een korte beschrijving van de inhoud.In het archief van de kamer Zeeland is een uit zes delen bestaand alfabetisch repertorium op de resoluties aanwezig (inv. nrs. 7417-7422). Op 22 januari 1743 werden de eerste twee delen, toen lopende tot 1742, per brief aan de bewindhebbers van de kamer aangeboden door de liquidatieboekhouder Thomas Cunningham `t Hooft. Hij had deze grotendeels eigenhandig samengesteld, niet in opdracht van de bewindhebbers maar waarschijnlijk voor eigen gebruik. Wellicht hing dit samen met zijn nevenfunctie van chartermeester. In het repertorium zijn de resoluties alfabetisch geordend naar beginletter van het onderwerp. Binnen één letter zijn de resoluties chronologisch opgenomen. Onderwerpen die met dezelfde letter beginnen staan dus door elkaar.
Naast deze grote series resoluties zijn er kleinere reeksen en losse stukken bewaard gebleven. Een paar voorbeelden zijn: in het archief van de kamer Amsterdam extract-resoluties betreffende kerkelijke zaken 1603-1671 (inv. nr. 212), minuut-secrete resoluties 1738-1794 (inv. nrs. 216-218) en secrete resoluties 1777-1794 (inv. nrs. 219-220); in het archief van de kamer Zeeland kopie-resoluties 1618-1623, 1657-1663 (inv. nrs. 7425-7427), kopie-secrete resoluties 1779-1795 (inv. nr. 7429) en extract-resoluties betreffende zaken van belang voor verschillende departementen van de kamer Zeeland 1699-1728 (inv. nrs. 7432-7433); in de kamer Hoorn kopie-secrete resoluties 1790-1795 (inv. nr. 14327).