De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Inhoud en structuur van het archief

HOOFDSTUK 3.AANWIJZINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE VOC-ARCHIEVEN

1. RESOLUTIES

Kamer Amsterdam en kamer Zeeland
Van de zes kamers van de VOC zijn alleen de resoluties van de kamers Amsterdam en Zeeland bewaard gebleven. Die van Amsterdam beginnen met vijf delen over de periode 1602-1629 (inv. nrs. 225-229). Daarna komt een serie over 1623-1796 (inv. nrs. 230-304). Hoewel de eerste vier delen als opschrift hebben 'Cladde vande dagelijcxse resolutien', maken zij wel deel uit van de serie. Vanaf 1707 staat in de marge van iedere resolutie een korte samenvatting van de inhoud. De resoluties van de kamer Zeeland bestrijken de periode 1601-1796 (inv. nrs. 7241-7278). Hier staan pas vanaf 1745 samenvattingen in de marge geschreven.
Naast de bovengenoemde series zijn enkele kleinere reeksen en losse stukken bewaard. Zij betreffen in het archief van de kamer Amsterdam bijvoorbeeld minuut-secrete resoluties over de jaren 1738-1794 (inv. nrs. 216-218) en secrete resoluties 1777-1794 (inv. nrs. 219-220); van de kamer Zeeland secrete resoluties 1642-1787 (inv. nr. 7279) en minuut-resoluties 1770-1776 (inv. nr. 7240); en van de kamer Hoorn secrete resoluties 1691-1794 (inv. nr. 14318).
De werkwijze van de kamers blijkt duidelijk uit de resoluties. De kamers kunnen worden beschouwd als de uitvoerders van de besluiten van de Heren Zeventien. Daarnaast hadden zij ook een belangrijke beleidsvoorbereidende taak. Bij de uitvoerende werkzaamheden van de kamers werd de in het octrooi vastgelegde verdeelsleutel gehanteerd. Dit gold in principe voor alle activiteiten, zoals het bouwen en uitrusten van schepen, het versturen van goederen en contanten, en het ontvangen en veilen van handelsgoederen. De kamers moesten de besluiten van de Heren Zeventien over bijvoorbeeld de equipage en de verkopingen precies opvolgen en mochten hier op geen enkel punt van afwijken.
De bewindhebbers van de kamers vergaderden zo vaak als nodig was. Naast ordinaris vergaderingen waren er ook extraordinaris vergaderingen. Op hun bijeenkomsten bespraken de bewindhebbers de verschillende 'punten van beschrijving' voor de vergaderingen van de Heren Zeventien. De vaste commissies of departementen van de kamer werden samen met speciaal daarvoor ingestelde commissies aangewezen om de verschillende punten te onderzoeken en daarover in de voltallige vergadering te rapporteren.
Uit de resoluties blijkt een groot aantal andere werkzaamheden en verantwoordelijkheden van de bewindhebbers. Enkele voorbeelden tonen de verscheidenheid van hun activiteiten: zij lazen uit Indië overgekomen brieven; zij benoemden het personeel dat in dienst kwam van de kamer en stelden instructies voor de verschillende functies op; zij selecteerden en benoemden predikanten die naar Indië werden gezonden (de heren van het pakhuis beluisterden hiertoe een preek van de beoogde kandidaat en brachten vervolgens advies uit aan de vergadering); zij benoemden gecommitteerden naar het Haags Besogne; zij behandelden aanvragen van dienaren die naar Indië vertrokken om iemand mee te nemen; en tenslotte besloten zij over subsidieaanvragen van andere kamers.
In het archief van de kamer Amsterdam is een uit vier delen bestaande zakenindex op de resoluties aanwezig (inv. nrs. 307-310). Evenals de index op de resoluties van de Heren Zeventien bevat deze index allereerst de staande orders, instructies en reglementen van de kamer Amsterdam en daarnaast veel resoluties die eigenlijk geen staande orders zijn maar die dienen 'eensdeels om aan te wijsen hoedanig verschijde zaken en voorvallen zijn begreepen, behandelt en afgedaan en ten anderen om te konnen weten en (des nodig) met gemak te vinden deze en gene zaken en gevallen die van opmerking zijn'. Voorts zijn de namen van aangenomen personeel in de index opgenomen, met vermelding van hun traktementen, emolumenten, andere vormen van inkomsten, en huishuur. Het eerste deel, de index over 1602-1743, begint met een verwijzing naar instructies en eden voor VOC-dienaren als apothekers, boekbinders, klerken, smeden en zeilmakers. De trefwoorden in de vier delen lopen van Aalmoezenier tot en met Zijdewormen. Onder ieder trefwoord worden chronologisch alle desbetreffende resoluties opgenoemd. In het archief van de kamer Zeeland zijn vanaf 1736 alfabetische indices in de resolutieboeken aanwezig. Over de periode 1783 tot 1796 is er een aparte alfabetische index op de resoluties (zeven delen; inv. nrs. 7280-7286). Ieder deel heeft betrekking op één deel resoluties. Binnen de letters A tot en met Z zijn de resoluties waarnaar wordt verwezen niet chronologisch ingedeeld, maar in volgorde van en met verwijzing naar de pagina's waar de desbetreffende resolutie te vinden is.