De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Inhoud en structuur van het archief

HOOFDSTUK 3.AANWIJZINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE VOC-ARCHIEVEN

3. INGEKOMEN STUKKEN UIT INDIE

I. Kamer Amsterdam

Overgekomen brieven en papieren
Voor de periode tot 1614 zijn de stukken in detail in de inventaris beschreven in de series 'stukken betreffende de vroegste scheepstochten' (zie hierboven). In de periode vanaf 1614 zijn de stukken eerst zonder veel orde in een aantal jaarlijkse bundels bijeengebracht, doch vanaf 1660 zijn de stukken op een duidelijk gestructureerde manier ingebonden, zoals hieronder is aangegeven.
In de generale missiven, die vaak erg lang zijn, worden de onderwerpen meestal in een bepaalde volgorde behandeld. Zij bevatten eerst een algemeen rapport over scheepsbewegingen en handel, gevolgd door een bespreking van de verschillende vestigingen, in een vaste volgorde. Aan het slot van de missiven worden financiële en personele aangelegenheden behandeld. Bij de missiven van vestigingen aan Batavia komen achtereenvolgens de scheepsbeweging, handel in het algemeen (eerst over de hoofdvestiging, daarna over eventuele ondergeschikte kantoren), handel per artikel, politiek nieuws over inheemse autoriteiten, nieuws over andere Europese mogendheden in de regio, en personeels- en juridische zaken aan de orde. Vaak zijn de missiven bovendien van uitvoerige postscripta betreffende bepaalde onderwerpen voorzien.
Van belangrijke vestigingen, met name in de Westerkwartieren, zijn zowel missiven aan de Heren Zeventien als missiven aan de gouverneur-generaal en raden in Batavia aanwezig. Zo kunnen bijvoorbeeld van Coromandel tussen de papieren die rechtstreeks naar patria zijn gezonden (serie e) naast de missiven aan de Heren Zeventien ook afschriften van missiven aan Batavia aanwezig zijn, terwijl in het Batavia's ingekomen brievenboek zich zowel afschriften van missiven van Coromandel aan Batavia als afschriften van missiven aan de Heren Zeventien kunnen bevinden. Er is een zeker verschil tussen de missiven van vestigingen aan Batavia en die aan de Heren Zeventien. Batavia was voor de vestigingen de directe superieur. Het was daar dat belangrijke beslissingen werden genomen of lokale besluiten werden goedgekeurd. De missiven aan Batavia zijn daarom meestal uitvoeriger, maar het komt zeker voor dat in missiven aan de Heren Zeventien informatie te vinden is die niet in de missiven aan Batavia staat.
Vermeldenswaard zijn tenslotte de verdragen en correspondentie met Aziatische vorsten, die verspreid in de overgekomen brieven en papieren voorkomen. Er is overigens ook een aparte serie contracten aanwezig in de categorie afzonderlijk gehouden stukken (inv. nrs. 4777-4787). Aangezien verdragen en correspondentie met Oosterse vorsten alleen in Nederlandse vertaling voor het bestuur van de VOC van belang waren, worden hiervan meestal alleen vertalingen in de VOC-archieven aangetroffen. Slechts een enkele maal zijn exemplaren in de originele taal in de banden van de overgekomen brieven en papieren bijgebonden.[1]
Er is een aantal toegangen. De voornaamste toegang zijn de inhoudslijsten van de series overgekomen brieven en papieren uit Indië, Kaap de Goede Hoop en China. De inhoudsopgaven zijn in typoscript raadpleegbaar op het Algemeen Rijksarchief in series van respectievelijk 31, 3 en 1 d(e)el(en). De meeste zijn samengesteld uit de oorspronkelijke inhoudslijsten. De inhoudsopgaven vermelden ieder document afzonderlijk, maar zijn niet consistent en geven meestal slechts een vage indicatie van de inhoud. Indien men vrij nauwkeurig weet wat men zoekt (wat betreft plaats en datering) en de omvang van het te onderzoeken materiaal beperkt blijft, vormen deze inhoudsopgaven een goede hulp om snel het materiaal te selecteren. Indien het doel van het onderzoek chronologisch minder scherp gedefinieerd is, kan men als oriëntatiemiddel de publikatie van extracten uit de generale missiven gebruiken, uitgegeven door W.Ph. Coolhaas en J. van Goor.[2]Deze serie is voorzien van goede indices op persoonsnamen, geografische namen, scheepsnamen en zaken. Daarnaast kunnen ook de repertoria op realia en personalia in de Bataviase resoluties een indicatie geven van de periode waarin bepaalde zaken gespeeld hebben.
Indien men een breed onderzoek wil opzetten, kan het van belang zijn om te beginnen met het doorlezen van globale, samenvattende documenten en daarna pas, al dan niet op basis van hierin gevonden aanwijzingen, via de inhoudsopgaven gedetailleerder documenten op te zoeken. Er zijn verscheidene van dergelijke globale series die in aanmerking komen. Summier, maar uiterst nuttig zijn de samenvattingen van de uit Indië gekomen stukken die door een commissie uit de Heren Zeventien in Den Haag werden opgemaakt en die dienden voor het opstellen van de missiven van de Zeventien naar Indië. Dit jaarlijkse extract is te vinden in de verbalen van het Haags Besogne (inv. nrs. 4455-4506). Het kopieboek van uitgaande missiven van de Heren Zeventien vormt de uiteindelijke neerslag van de werkzaamheden van het Haags Besogne en is vooral van belang voor de periode waarvoor geen Haagse verbalen bestaan (inv. nrs. 312-344). Meer details geeft het 'Batavia's uitgaande brievenboek' (inv. nrs. 849-1052), waarin vaak zeer uitvoerig lokale gebeurtenissen besproken worden in missiven en instructies aan de ondergeschikte vestigingen. Een andere methode die een nuttige basis kan geven voor een breed opgezet onderzoek is het doornemen van de chronologische inhoudsopgaven van de kopie-resoluties van de gouverneur-generaal en raden in Batavia (inv. nrs. 656-827).