De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Inhoud en structuur van het archief

HOOFDSTUK 3.AANWIJZINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE VOC-ARCHIEVEN

4. COMMISSIEARCHIEVEN
Er bestonden verscheidene commissies en 'besognes' van bewindhebbers, die als kleine werkgroepen taken uitvoerden die niet in de korte zittingsperioden van de Heren Zeventien konden worden afgewikkeld. De belangrijkste daarvan zijn het Haags Besogne en de commissie voor de vaart op China. Het Haags Besogne moest de concept-missive opstellen als antwoord op de generale missive uit Batavia. Hiertoe werd een uitvoerige beredeneerde samenvatting vervaardigd van de overgekomen papieren. De samenvatting is systematisch ingedeeld naar vestiging. Deze taak werd in 1787 overgenomen door het zogenoemde Vijfde Departement (of Preparatoir Besogne). De verbalen van het Haags Besogne en van het Vijfde Departement c.q. Preparatoir Besogne zijn in het archief van de kamer Amsterdam aanwezig (inv. nrs. 4455-4506 en 4516-4529).
Het in het archief van de kamer Amsterdam opgenomen bestand van de commissie voor de vaart naar China bestaat uit verbalen (inv. nr. 4542) en minuut- en kopie-uitgaande stukken naar China (inv. nrs. 4543-4553). Tevens bevindt zich hier een nuttig alfabetisch repertorium op de overgekomen brieven uit China over de jaren 1757-1779 (inv. nr. 4556).
Een derde commissie is die voor het opmaken van de jaarlijkse 'generale staat'. De Compagnie had geen centrale boekhouding. De zes kamers maakten ieder jaar hun balans afzonderlijk op. De zes balansen werden door de commissie uit de Heren Zeventien samengevoegd tot de 'generale staat'. De boekhouders van de kamers kwamen daartoe jaarlijks met de journalen en grootboeken naar deze commissie. Door de manier van boekhouden is het moeilijk om inzicht te krijgen in de werkelijke financiële positie van de kamers en in de rentabiliteit van het Compagniesbedrijf in zijn geheel. Van de commissie voor het opmaken van de jaarlijkse 'generale staat' zijn de samenvattende staten, getrokken uit de boekhoudingen van de verschillende kamers vanaf 1662 bewaard gebleven (inv. nrs. 4584-4597). Van de kamer Amsterdam zijn ook de samenvattende staten vanaf 1642 aanwezig (inv. nr. 4583).
Van de andere commissies uit de Heren Zeventien zijn weinig bescheiden bewaard gebleven.