De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Inhoud en structuur van het archief

HOOFDSTUK 3.AANWIJZINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE VOC-ARCHIEVEN

6.DEPARTEMENTSARCHIEVEN
De nogal fragmentarische departementsarchieven bevatten gegevens betreffende de details van de bedrijfsvoering van de verschillende kamers. Het zijn resten van de administratie van het departement van de equipage (uitrusting van schepen en navigatie), het soldijkantoor (personeelsadministratie betreffende de VOC-dienaren in het octrooigebied en op de schepen), het departement van de commercie (verkoop van de koopwaar en inkoop van goederen voor Indië; in de kamer Zeeland heette dit het departement van de koopmanschappen), het departement van de ontvang (betalingsverkeer, beheer van de onroerende goederen; in Zeeland heette dit het departement van de thesaurie), en de opperboekhouder (aandelenkapitaal, leningen, betalingen in de Republiek).
Van de meeste kamers zijn grote fragmenten van het archief van de opperboekhouder en van het soldijkantoor bewaard gebleven. Alleen van de kamers Amsterdam en Zeeland en dan nog slechts zeer uitgedund zijn bescheiden van de andere departementen aanwezig. Wel kunnen persoonlijke archieven en verzamelingen van bewindhebbers en personeel in de Republiek soms lacunes opvullen of een indruk geven van de opbouw van de verdwenen archieven.
Van de departementen van de equipage van de kamers Amsterdam en Zeeland is materiaal van enige omvang bewaard gebleven. Hierin vindt men een onvolledige verzameling van voorschriften en andere stukken betreffende uitrusting, personeel en navigatie van de schepen. Ook is er van de kamers Amsterdam en Zeeland in het archief van dit departement een zeer onvolledige verzameling van scheepsjournalen aanwezig (inv. nrs. 5049-5142 en 11417-11439). De zogenoemde 'uitloopboekjes', registers van uitgelopen schepen (inv. nrs. 4932-4943) geven informatie over de voor de verschillende kamers uitgevaren schepen, met vermelding van de namen van de kapiteins, het aantal bemanningsleden, de data van vertrek en aankomst, het tonnage enzovoort. De publikatie van al deze gegevens in de twee delen van Dutch-Asiatic shipping heeft het raadplegen van de uitloopboekjes zo goed als overbodig gemaakt.[1].
De archieven van de departementen van de ontvang/thesaurie en van de commercie/koopmanschappen zijn zo onvolledig dat zij slechts in beperkte mate nuttig zijn voor onderzoek.