De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Inhoud en structuur van het archief

HOOFDSTUK 3.AANWIJZINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE VOC-ARCHIEVEN

6.DEPARTEMENTSARCHIEVEN

I. Soldijkantoor

Mechanisme van de personeelsadministratie.
Alle zes VOC-kamers in de Republiek hadden niet alleen eigen schepen, maar ook hun eigen personeel en personeelsadministratie. De personeelsadministratie in de Republiek was gedecentraliseerd. In Indië was zij gecentraliseerd in het zogenoemde algemeen soldijkantoor in Batavia, dat geleid werd door de algemeen soldijboekhouder.
Vertrok er een schip van bijvoorbeeld de kamer Amsterdam uit Amsterdam met bestemming Batavia, dan werden direct na vertrek alle opvarende VOC-dienaren van dat schip in twee identieke scheepssoldijboeken geregistreerd. Bij aankomst in Batavia werden de soldijrekeningen van deze dienaren in het scheepssoldijboek afgesloten en werd de door de Compagnie verschuldigde gage over de duur van de reis op het tegoed van iedere individuele dienaar bijgeschreven. Een uittreksel uit het scheepssoldijboek met de stand van het saldo (de soldijrekening) werd aan iedere dienaar afzonderlijk verstrekt. Het ene exemplaar van het in Batavia terechtgekomen scheepssoldijboek werd naar de kamer Amsterdam teruggezonden. Het andere bleef berusten in het algemeen soldijkantoor in Batavia.
Volgen we nu één dienaar op de voet die zijn Indische loopbaan doorliep in bijvoorbeeld Batavia en Bengalen. Bleef hij enige jaren in Batavia, dan werd ieder jaar per 31 augustus op het algemeen soldijkantoor de verdiende gage bijgeschreven op de betreffende bladzijde van het scheepssoldijboek waarin de rekening van deze dienaar werd bijgehouden. Hij was verplicht jaarlijks op 30 juni persoonlijk te verschijnen op het algemeen soldijkantoor ten behoeve van de registratie in de generale monsterrol. Jaarlijks ontving hij tevens een uittreksel uit het scheepssoldijboek met het nieuwe saldo van zijn rekening. Gedurende zijn loopbaan kon de dienaar een hele collectie van soortgelijke uittreksels verzamelen, die hij moest bewaren. Op het moment van vertrek naar Bengalen werd zijn soldijrekening in Batavia gesloten. Een uittreksel werd hem meegegeven met het nieuwe saldo inclusief de over het gedeelte van het lopende jaar (tot de vertrekdatum uit Batavia) verschuldigde gage. Dit nieuwe uittreksel vertoonde de dienaar na aankomst in Bengalen, waarna inschrijving in de personeelsboekhouding op het hoofdkantoor van de vestiging Bengalen in Chinsura plaatsvond.
Gedurende zijn verblijf in Bengalen verscheen de dienaar op 30 juni op de jaarlijkse monstering op het soldijkantoor in Chinsura, dan wel op de administratie van één van de aan het hoofdkantoor ondergeschikte kantoren. In het laatste geval zonden deze kantoren de opgave naar Chinsura door. Ook in Bengalen werd jaarlijks per 31 augustus de gage op de rekening bijgeschreven en een uittreksel aan de dienaar gegeven. Zowel van beide jaarlijkse registraties als van eventueel overlijden of vertrek uit Bengalen hield het hoofdkantoor Chinsura het algemeen soldijkantoor in Batavia op de hoogte. Alle kantoren en vestigingen van de VOC tussen Kaap de Goede Hoop en Japan informeerden het algemeen soldijkantoor in Batavia over aan te brengen mutaties in de scheepssoldijboeken door middel van de zogenoemde 'comptoirboeken', die niet meer beschikbaar zijn. Mutaties in de soldijrekeningen van dienaren aan boord van de schepen op de intra-Aziatische routes werden aan het algemeen soldijkantoor bericht via de zogenoemde 'binnenlandsche scheepsboeken', die evenmin bewaard zijn gebleven. Het soldijkantoor in Batavia schreef deze mutaties bij in de zogenoemde 'slapers': de 'originele' exemplaren van het scheepssoldijboek en van de land- en zeemonsterrol.
Van de tenminste éénjaarlijkse bijschrijving in de 'slaper' van het scheepssoldijboek bracht het algemeen soldijkantoor de personeelsadministratie van de kamer Amsterdam op de hoogte met behulp van een zogenoemde 'quohier', een uittreksel uit het scheepssoldijboek. Zo was de kamer Amsterdam in staat het andere exemplaar van het scheepssoldijboek bij te houden. Het algemeen soldijkantoor moest ook jaarlijks kopieën in zesvoud van de generale land- en zeemonsterrol verzorgen ter verzending naar de zes kamers in de Republiek.
Kreeg de dienaar ontslag van de Hoge Regering in Batavia, dan ontving hij persoonlijk op het algemeen soldijkantoor tegen inlevering van de in de loop van zijn loopbaan verzamelde soldijrekeningen een laatste soldijrekening met het definitieve tegoed. In ruil voor deze laatste rekening ontving de dienaar zelf, of een gemachtigde, na terugkeer in de Republiek van het soldijkantoor van de kamer waarbij hij in dienst was geweest het op die rekening vermelde bedrag. In geval van overlijden buiten de Republiek werd het tegoed aan een familielid of een gemachtigde uitbetaald.
Dienaren die in Indië, en dus niet in de Republiek, bij de Compagnie in dienst waren getreden, stonden in de monsterrollen vermeld als 'in dienst' en ressorteerden onder de kamer Amsterdam. Daar deze categorie mensen niet per schip naar de Oost ging, bestaan voor hen geen scheepssoldijboeken. Wel werd voor deze categorie de soldijadministratie in Batavia en de Republiek op analoge wijze als voor de andere dienaren gevoerd.