De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Inhoud en structuur van het archief

HOOFDSTUK 3.AANWIJZINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE VOC-ARCHIEVEN

6.DEPARTEMENTSARCHIEVEN

I. Soldijkantoor

Generale land- en zeemonsterrollen
De monsterrollen geven jaarlijks een volledige opgave van het land- en zeepersoneel in Indië met als peildatum 30 juni. Het ging in de achttiende eeuw om gemiddeld 18.500 man landpersoneel en 3200 man zeepersoneel. Er waren jaarlijks dus gemiddeld bijna 22.000 dienaren in het handelsgebied van de VOC werkzaam.
Op 11 oktober 1686 besloten de Heren Zeventien tot het instellen van een jaarlijkse registratie van het volledige personeel te land en ter zee in het octrooigebied. Voor 1686 werd blijkbaar geen algemene registratie van personeel gedaan.
In het algemeen soldijkantoor in Batavia werden jaarlijks via de 'comptoirboeken' en de 'binnenlandsche scheepsboeken' de overzichten met de personeelsbezetting van alle vestigingen en kantoren van de VOC en van alle op de intra-Aziatische routes varende schepen verzameld. Deze opgaven werden ieder jaar herschreven tot één geheel, de generale land- en zeemonsterrol. Dit exemplaar werd als 'slaper' op het algemeen soldijkantoor bewaard en diende als basis voor de zes afschriften bestemd voor de zes kamers.
Door de weersomstandigheden was het onmogelijk dat de afzonderlijke rollen alle op hetzelfde tijdstip in Batavia beschikbaar waren. Een vaste door het weer gedecreteerde routine ontstond. Allereerst werden de opgaven van Batavia en van een vast aantal vestigingen die op tijd voorhanden waren, tot één geheel herschreven en gedateerd op de 15e januari volgend op de 30e juni waarop de opgave betrekking had. Dit was de zogenoemde eerste rol (a-rol genoemd in de op de generale land- en zeemonsterrollen gemaakte toegang). De later binnengekomen opgaven werden samengevoegd tot een eerste restantrol (b-rol) en eventueel een tweede restantrol (c-rol), over het algemeen gedateerd ten minste één jaar na de eerste rol. Soms werd een 'aparte rol' van één vestiging direct, dus niet via Batavia, naar de Republiek gezonden en alsnog ter completering bij de betreffende monsterrol gevoegd.
Van de zes series generale land- en zeemonsterrollen van de zes kamers zijn nog twee reeksen bewaard gebleven. De reeks van de kamer Zeeland begint in 1691, waarschijnlijk het eerste jaar dat er een generale land- en zeemonsterrol is gemaakt, en loopt door tot en met 1791 (inv. nrs. 11534-11820). De land- en zeemonsterrollen zijn in het archief van de kamer Zeeland in twee aparte series gesplitst. Alleen in de jaren na 1780 is de zeemonsterrol tussen de landmonsterrol opgenomen. De reeks van de kamer Amsterdam begint in 1720 en loopt ook door tot en met 1791 (inv. nrs. 5168-5239). De reeks van Zeeland vertoont meer lacunes dan die van Amsterdam. Af en toe kan de reeks van Zeeland voorzien in leemten in de reeks van Amsterdam. Beschouwt men de periode 1691-1791, dan heeft men de beschikking over een op één jaar na (1707) continue reeks van jaarlijkse opgaven die in totaal 126 banden omvat. De jaren 1790 en 1791 zijn zeer lacuneus; voor de jaren 1792 tot en met 1795 zijn geen generale land- en zeemonsterrollen in de VOC-archieven te vinden.
De wijze van registratie ging in een landmonsterrol als volgt. Binnen één bepaalde vestiging kwam eerst de opgave van het hoofdkantoor aan de orde, waarna de eventuele aan dat hoofdkantoor onderhorige kantoren volgden. De registratie van het personeel binnen één kantoor werd gepresenteerd per beroepscategorie; binnen één der op een kantoor aanwezige beroepscategorieën verliep de registratie van alle personeelsleden in strict hiërarchische orde. (Zie bijlage 9 voor de bladzijdeïndeling van de generale land- en zeemonsterrollen.)
Voor in de banden van de generale land- en zeemonsterrollen bevinden zich diverse overzichten uit de tijd zelf die enig inzicht in het omvangrijke materiaal bieden. Voor wat betreft de landmonsterrollen zijn dat opgaven van: 1) de namen van de in de monsterrol geregistreerde vestigingen (met folioverwijzing); 2) het totaal aantal dienaren van iedere vestiging apart; 3) het totaal aantal dienaren dat in de betreffende band is geregistreerd. De zeemonsterrollen zijn voorzien van opgaven van de namen van de opgenomen schepen met het aantal opvarenden (met folioverwijzing) en van het totaal aantal opvarenden van alle schepen te zamen.
Over het algemeen bevinden zich aan het einde van een landmonsterrol een zogenoemde 'korte sterkte' en een 'korte samentrekking'. Een 'korte sterkte' geeft een recapitulatie van de personeelssterkte van iedere in de monsterrol opgenomen vestiging afzonderlijk, geclassificeerd per vestiging en naar de binnen die vestiging voorkomende beroepscategorieën. De 'korte samentrekking' biedt een samenvatting van de totale omvang van ieder van de zeven beroepscategorieën, die te zamen het landpersoneel vormen, en die te vinden zijn in de betreffende monsterrol. In tegenstelling tot de 'korte sterkte' komt in laatstgenoemd overzicht geen specificatie voor van de namen van de verschillende vestigingen. In de loop van de achttiende eeuw werd de 'korte samentrekking' niet steeds consistent ingedeeld. Voor de jaren 1700 t/m 1755 en 1782 t/m 1791 zijn afzonderlijke recapitulaties te vinden betreffende de 'inlandsche dienaren' wier namen slechts nu en dan werden genoteerd; deze overzichten bevinden zich of in een aparte rol direct volgend op de 'korte sterkte', of aan het einde van de 'korte samentrekking' zelf.
Aan het einde van een zeemonsterrol is alleen een 'korte samentrekking' te vinden die een overzicht biedt van de omvang van de onder de opvarenden aanwezige beroepscategorieën aan boord van de geregistreerde schepen.
Op de monsterrollen is een gedetailleerde toegang gemaakt die aangeeft waar de opgaven van de diverse vestigingen en kantoren met personeelsterkten te vinden zijn, en die inzicht geeft in de aanwezigheid van de diverse registers en overzichten uit die tijd[1]. Bijlage 10 biedt een schematisch overzicht welke vestigingen voor welke jaren in de landmonsterrollen zijn te vinden.