De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Inhoud en structuur van het archief

HOOFDSTUK 3.AANWIJZINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE VOC-ARCHIEVEN

6.DEPARTEMENTSARCHIEVEN

I. Soldijkantoor

Scheepssoldijboeken
Uit de monsterrollen valt het gegeven te halen met welk schip het personeel dat in de Republiek bij de VOC in dienst trad, in Indië arriveerde. Dit gegeven geeft toegang tot de scheepssoldijboeken. Een kleine complicatie treedt op indien men te maken heeft met een dienaar die onderweg aan Kaap de Goede Hoop voor langere of kortere tijd verbleef. In zo'n geval zijn de carrièregegevens te vinden in het scheepssoldijboek van het schip waarmee deze dienaar uit de Republiek vertrok.
In principe had ieder uit de Republiek vertrokken schip een eigen scheepssoldijboek dat ook de naam van het betreffende schip droeg. Een scheepssoldijboek heette ook wel 'principaal grootboek'. Tot het moment van aankomst in Batavia had een scheepssoldijboek het karakter van een scheepsmonsterrol, in de zin van een overzicht van opvarenden. Na aankomst in Batavia werden in de exemplaren van de scheepssoldijboeken in Batavia en in de Republiek de mutaties in de carrière van de dienaren bijgehouden. Van ruim 90% van alle in de achttiende eeuw uit de Republiek naar Indië uitgevaren schepen zijn de scheepssoldijboeken bewaard gebleven. Dit is niet zo verbazingwekkend als het lijkt. Ook tot lang na de opheffing van de VOC moest de personeelsadministratie beschikbaar blijven ter verificatie van financiële aanspraken van nabestaanden van oud-VOC-dienaren[1]. Tot ver na 1795 werden mutaties in de scheepssoldijboeken aangebracht. In 1813 werd bijvoorbeeld ten behoeve van deze materie de Algemeene Commissie tot Liquidatie der Pretentiën in 's-Gravenhage opgericht.
De collectie scheepssoldijboeken van alle zes kamers telt 2991 banden. De zogenoemde 'nieuwe serie', verreweg het grootste gedeelte, betreft de achttiende eeuw. De 'oude serie' beslaat slechts 198 banden: 20 banden betreffende de periode 1633-1670, de overige 178 banden bestrijken de jaren 1672-1699. De 'nieuwe serie' (2793 banden) begint in 1699/1700 en loopt tot en met 1794/1795. Daar de kamer Amsterdam het meeste personeel had, is bijna de helft (1374 banden, inv. nrs. 5269-6842) afkomstig uit het archief van deze kamer. In de archieven van de andere kamers zijn respectievelijk 636 (Zeeland, inv. nrs. 12672-13307), 205 (Enkhuizen, inv. nrs. 14638-14842), 205 (Delft, inv. nrs. 13876-14080), 195 (Rotterdam, inv. nrs. 14102-14296) en 181 (Hoorn, inv. nrs. 14348-14527I) banden scheepssoldijboeken bewaard gebleven. De thans beschikbare scheepssoldijboeken zijn de exemplaren die na aankomst van de schepen in Batavia naar de Republiek werden teruggezonden.
Een scheepssoldijboek bestaat uit een reeks 'rekeningen courant'; voor iedere dienaar is tenminste twee bladzijden ingeruimd. De linker- en rechterbladzijde zien er oppervlakkig gezien uit als een debet- en een creditzijde van een wat groot uitgevallen huishoudboekje. Bij nader inzien is het ingewikkelder. (Zie bijlage 11 voor de bladzijdeïndeling van de scheepssoldijboeken.)
De linkerbladzijde. Van boven naar beneden komen de volgende posten voor: 1) twee maanden gage handgeld aan de dienaar; 2) de door de dienaar zelf te bekostigen uitrusting met eventueel van de VOC geleend geld; 3) eventueel een ander schuldbedrag van de dienaar (de 'vaderlandse schuld'); 4) één of meer bedragen van uitbetalingen door de VOC in de Republiek uit de te goed staande gage van de dienaar aan familieleden of gemachtigden, tijdens het verblijf van de dienaar in Indië; 5) de laatste uitbetaling van de VOC in de Republiek na afsluiting van de loopbaan in Indië, hetzij na overlijden, hetzij na repatriëring.
De rechterbladzijde. Van boven naar beneden komen de volgende posten voor: 1) de uitbetaling, dan wel gehele of gedeeltelijke creditering door de VOC, van de over de reis naar Batavia verschuldigde gage; 2) hiervan afgetrokken werd een eventuele schuld van de linkerbladzijde; 3) bedragen die op het tegoed van de dienaar door de VOC werden bijgeschreven betreffende de gehele dan wel gedeeltelijke gage over een geheel of een gedeeltelijk soldijboekjaar (1 september tot en met 31 augustus). De hoogte van die bedragen hing af van de mate waarin de dienaar zijn officiële gage gebruikte voor zijn levensonderhoud en van de mate waarin hij beschikte over inkomsten uit bijvoorbeeld particuliere handel. Deze bijschrijvingen hadden steeds betrekking op in het afgelopen boekjaar verrichte werkzaamheden. Bleef een dienaar vele jaren in één vestiging, dan werd jaarlijks per 31 augustus gage bijgeschreven. Bij iedere creditering werd de plaats van werkzaamheid vermeld. Bijschrijving vond ook plaats bij iedere mutatie in de plaats van werkzaamheid. Eén uitzondering is er op de regel dat uit de vermelding van de plaats van werkzaamheid de geografische loopbaan van een dienaar valt af te leiden. De dienaren werkzaam op het eiland Deshima in de baai van Nagasaki staan geregistreerd als in dienst in Batavia.
Met nadruk dient te worden gesteld dat de posten op de rechterbladzijde van het scheepssoldijboek geen uitbetalingen aan de dienaar in Indië zijn. Uit de soldijrekeningen van die dienaren die tijdens hun Indisch verblijf in het geheel geen uitbetalingen door de VOC in de Republiek lieten doen (posten linkerbladzijde) blijkt dit duidelijk. Bij die rekeningen verschijnt de som van de op de rechterbladzijde gecrediteerde bedragen als enig door de VOC in de Republiek uitgekeerd bedrag (de laatste uitkering) op de linkerzijde.
De op de rechterbladzijde vermelde posten betreffen alleen de officiële VOC-gages, dus exclusief eventuele emolumenten en legale aandelen in de winst. Een uitzondering hierop geldt voor de dienaren in Kanton. Voor hen staat hun legale en soms aanzienlijke aandeel in de winst in de scheepssoldijboeken vermeld.
De reeks posten eindigt in verreweg de meeste gevallen met hetzij de datum en plaats van overlijden, hetzij de datum waarop een dienaar Batavia heeft verlaten of in de Republiek is aangekomen. In sommige gevallen is het laatst gecrediteerde bedrag op de rechterbladzijde het laatste gegeven over een loopbaan van een dienaar; er ontbreekt dan de vermelding van zijn overlijden, of van zijn vertrek of terugkeer in de Republiek. Zelden zijn zowel de vertrekdatum uit Indië als de aankomstdatum in de Republiek op de rechterbladzijde van een scheepssoldijboek vermeld. Wellicht was het zo geregeld dat de vertrekdatum uit de Oost werd genoteerd indien een dienaar op de terugreis geen betaalde functie aan boord had en dat in het geval van vermelding van de aankomstdatum in de Republiek dit wel zo was.
Aan het begin van een scheepssoldijboek is een zogenoemd 'alphabet' of 'register' op voornamen van de geregistreerde dienaren te vinden. Binnen één bepaalde letter is de volgorde niet alfabetisch. Deze indices zijn niet altijd betrouwbaar. Daarnaast kunnen soms in een scheepssoldijboek bepaalde stukken die op een dienaar betrekking hebben, zijn meegebonden: een testament van een onderweg overleden opvarende of een testament en/of een boedelbeschrijving van een in Indië overleden dienaar.
Er bestaat een klapper die toegang geeft tot de nummers van de 'oude serie' en de 'nieuwe serie' scheepssoldijboeken, onderverdeeld in de zes kamers[2].