De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Inhoud en structuur van het archief

HOOFDSTUK 3.AANWIJZINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE VOC-ARCHIEVEN

6.DEPARTEMENTSARCHIEVEN

I. Soldijkantoor

Rollen van de gekwalificeerde civiele en militaire dienaren
Uit de scheepssoldijboeken is bekend op welke plaatsen een dienaar gedetacheerd was (plaats van werkzaamheid). Dit gegeven verschaft met behulp van een klapper op geografische namen toegang tot de rollen van de gekwalificeerde civiele en militaire Deze klapper is aanwezig in de leeszaal van het Algemeen Rijksarchief, code 1.04.24.]. Deze rollen betreffen het hogere ('gequalificeerde') landpersoneel, dat wil zeggen alle hogere civiele rangen te beginnen bij jong assistent, en alle hogere militaire rangen te beginnen bij sergeant.
De rollen van de gekwalificeerde civiele en militaire dienaren geven onder meer het in de scheepssoldijboeken ontbrekende gegeven in welke rang en functie een dienaar op de betreffende plaats van werkzaamheid zijn leven sleet. Tevens verschaft deze bron inzicht in het bevorderingssysteem van de VOC.
De rollen bevatten jaarlijks de personalia voor alle gekwalificeerden in alle VOC-vestigingen over de jaren 1701 tot en met 1787, inclusief het voor de generale land- en zeemonsterrollen ontbrekende jaar 1707. Zowel voor de kamer Amsterdam als voor de kamer Zeeland is een complete reeks bewaard gebleven (inv. nrs. 5240-5261 en 11821-11928). Het soldijkantoor in Amsterdam bond de civiele rollen met de militaire rollen samen, in Zeeland werden ze soms gescheiden gehouden. Per band is telkens een ongelijk aantal jaren samengebonden.
Jaarlijks zonden alle vestigingen hun opgaven met als peildatum in het algemeen 30 juni naar Batavia, met uitzondering van Kaap de Goede Hoop, waarvan de opgave rechtstreeks naar de Republiek werd gezonden. Deze individuele opgaven, de civiele en militaire dienaren in één overzicht, werden herschreven tot twee aparte opgaven, gedateerd Batavia ultimo februari van het jaar dat volgde op de datum waarop de registratie betrekking had. Er onstond dus één aparte rol, ingedeeld per vestiging, voor alle gekwalificeerde civiele dienaren in alle vestigingen en één aparte rol voor alle dienaren[1] gekwalificeerde militaire dienaren in alle vestigingen. De Kaap zond haar opgave in één algemene opgave direct naar de kamer Amsterdam, die aldaar met de andere opgaven werd meegebonden. Arriveerde een opgave van een vestiging met vertraging in Batavia, dan werd die rol (civiele en militaire dienaren in één opgave) afzonderlijk naar de kamer Amsterdam gezonden.
De rollen zijn ingedeeld per vestiging en de opgave van de individuele dienaren geschiedt binnen de vestiging in hiërarchische volgorde van hoog naar laag. (Zie bijlage 12 voor de bladzijdeïndeling van de rollen van de gekwalificeerde dienaren.)
Met uitzondering van de afzonderlijke (nagezonden) rollen, zijn de rollen van de gekwalificeerden voorzien van verschillende indices. Indices op in de rol voorkomende namen van VOC-vestigingen komen onregelmatig voor; zij zijn bovendien verre van volledig en weinig gedetailleerd. De reeds genoemde klapper van alle in de rollen van de gekwalificeerde civiele en militaire dienaren voorkomende geografische plaatsnamen alsmede een plaatsnamenregister met alle in de rollen voorkomende spellingsvarianten biedt hier uitkomst.
Regelmatig komen er indices op de voornamen van de opgenomen dienaren voor, in de tachtiger jaren zijn deze echter meestal op familienaam. Bij de registers voor de civiele dienaren voor de jaren 1737 t/m 1787, en bij de registers voor de militaire dienaren voor de jaren 1765 t/m 1768, 1770, 1772 t/m 1775, 1777, 1779 t/m 1781, en 1785 t/m 1787 gaat het slechts om in Batavia gedetacheerde dienaren.
Uit het voorgaande blijkt op welke wijze de afzonderlijk besproken bronnenreeksen als één geheel beschouwd kunnen worden. Bijlage 13 geeft dit schematisch weer.