De archieven van de Verenigde Oostindische Compagnie, 1602 - 1795

BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF

Inhoud en structuur van het archief

HOOFDSTUK 3.AANWIJZINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE VOC-ARCHIEVEN

6.DEPARTEMENTSARCHIEVEN

II. Opperboekhouder

Boekhouding
De VOC paste een eigen vorm van dubbel of Italiaans boekhouden toe. Men hield zowel een journaal als een grootboek bij. Dagelijks terugkerende financiële handelingen werden eerst in een memoriaal opgetekend, zoals ontvangsten, betalingen, subsidies aan of van andere kamers, bij anticipatie opgenomen geld, aflossingen, inkomsten uit de verkoop van de handelsgoederen, uitdelingen aan de participanten, en betalingen van traktementen. In de kamers Amsterdam en Zeeland heette dit memoriaal het 'boek van de ontvangers' of 'boek van de thesauriers'. Vervolgens werden de gegevens in het journaal en het grootboek ingeschreven en uitgewerkt. Toegevoegd werden de hoeveelheid en prijs van de ingekochte en verkochte goederen. Het journaal was chronologisch ingedeeld, het grootboek rangschikte de gegevens per zakenrelatie, per produkt of per bestedingsdoel.
In het grootboek werden de bedragen die verband hielden met het bouwen en uitrusten van de schepen onder equipagekosten verantwoord, zoals de lonen van werklieden, materialen voor de scheepsbouw, de bevoorrading van de schepen voor de reis, en de meegegeven contanten, handelsgoederen en benodigdheden voor Indië. Ieder onderdeel had een aparte rekening, zoals bier, boter, brood, koopmanschappen en behoeften voor Indië, zeildoek, stuurmansgereedschap, en kajuitbehoeften. Sommige onderdelen werden op hun beurt weer nader gespecificeerd. Ook alle depositarissen, debiteuren en crediteuren werden opgetekend. Er werd in de grootboeken geen rekening van de retouren opgenomen. De autoriteiten in Indië gaven de inkoopwaarde van de retourgoederen op; die werd genoteerd in de resoluties van de Heren Zeventien. Een verlies- en winstrekening werd niet opgemaakt. Aan het eind van het boekjaar werden de saldi van de inkomsten en uitgaven overgebracht naar de post 'retouren generaal' in het grootboek.
In het chronologisch ingerichte journaal begint iedere post met het trefwoord dat ook in het grootboek wordt gebruikt. In de marge wordt verwezen naar de desbetreffende bladzijde van het grootboek. Ook in het grootboek begint iedere post met een verwijzing naar de desbetreffende bladzijde in het journaal. De aantekening in het journaal is het meest uitgebreid. Bijvoorbeeld bij een betaling aan een bakker voor geleverd brood wordt ook vermeld hoeveel brood deze heeft geleverd en wat de broden per stuk kosten. Het grootboek vermeldt alleen dat aan die bewuste bakker een bepaald bedrag is betaald voor geleverd brood. Het gemak van het grootboek voor onderzoek is dat alle uitgaven voor geleverd brood ten behoeve van een bepaalde uitreding bij elkaar staan.
Een journaal begint met een opsomming van degenen die na afsluiting van de vorige rekening nog vorderingen hadden en in dit boek om te continueren een credit krijgen. Dan volgen degenen die nog schulden hadden en nu een debet krijgen. De journalen zijn ingedeeld per kalendermaand. Eerst wordt bijvoorbeeld het totale bedrag genoemd dat in een maand aan derden is uitbetaald, welk bedrag vervolgens wordt gespecificeerd: arbeidslonen, barbiersbehoeften, behoeften voor het scheepsvolk, courtages van verkochte retouren, huishuur enzovoort. De vermeldingen zijn tamelijk uitgebreid. Een post arbeidslonen kan weer onderverdeeld zijn in verschillende betalingen. Iedere vermelding van betaling bevat de naam van de ontvanger.
Elke post begint met een verwijzing naar de bladzijde in het bijbehorende grootboek. Onder arbeidslonen staat in het grootboek vervolgens alleen de datum, vervolgens dat betaald is aan de ontvangers voor arbeidsloon op het pakhuis enzovoort, en het totale bedrag. Net als bij de grootboeken van de equipage staan ook hier weer alle bedragen bij elkaar, die gedurende de looptijd van het grootboek aan arbeidslonen zijn uitbetaald. Een nadeel voor de onderzoeker is dat de boekingen per equipage geschiedden en dus niet per individueel schip.
Uit de zeventiende eeuw zijn alleen de oudste journalen en grootboeken van de kamers Amsterdam en Zeeland bewaard gebleven (inv. nrs. 7142, 7169 en 13782-13785), alsmede een journaal van de kamer Enkhuizen (inv. nr. 14854). Het archief van de kamer Zeeland bezit nog enkele aparte journalen en grootboeken van de equipage over de jaren 1614-1628 (inv. nrs. 13786-13793). Vanaf 1700 zijn de journalen en grootboeken van de kamers Amsterdam, Hoorn en Enkhuizen (deze laatste kamer incompleet) bewaard gebleven (Amsterdam inv. nrs. 7143-7168 en 7170-7194, Hoorn inv. nrs. 14554-14623 en Enkhuizen inv. nrs. 14855-14909). De meeste grootboeken hebben bijgebonden of aparte indices. Het archief van de kamer Delft bezit een enkel journaal over 1768-1772(inv. nr. 14084) en de kamer Rotterdam een serie ongedateerde indices (inv. nrs. 14305-14315).
Het archief van de kamer Zeeland bevat enkele losse stukken betreffende de boekhouders en het boekhoudersambt, met name correspondentie (inv. nrs. 13770-13781); de kamer Hoorn bezit nog wat stukken afkomstig van de kassier (inv. nrs. 14541-14542). De kamer Amsterdam heeft uit de achttiende eeuw nog een serie balansen getrokken uit de grootboeken (inv. nrs. 7195-7204) en een serie notities ter boeking in de journalen (inv. nrs. 7206-7212). Verder zijn er enkele losse financiële stukken van de kamers Amsterdam, Zeeland, Delft en Hoorn bewaard gebleven (Amsterdam inv. nrs. 7214-7226; Zeeland inv. nrs. 13758-13769; Delft inv. nrs. 14082-14083 en 14085-14086; en Hoorn inv. nrs. 14543-14544).