Archief van Rogier Gerard van Polanen 1754 - 1829
Rogier Gerard van Polanen

Beschrijving van het archief

Inhoud en structuur van het archief
De kern van de Collectie Van Polanen zoals die uiteindelijk in 1984 tot stand kwam wordt gevormd door het persoonlijk archief van mr. R.G. van Polanen [1]en een minder grote, maar niet onaanzienlijke hoeveelheid stukken die een verzameling vormen met betrekking tot Oost-Indië [2]Noch uit de stukken die de collectie zelf bevat, noch uit andere bronnen valt af te leiden of Van Polanen deze verzameling zelf aan zijn persoonlijk archief heeft toegevoegd. In theorie blijft zodoende de mogelijkheid bestaan dat familie van Van Polanen of baron W. van Goldstein de stukken hebben toegevoegd.
Op grond van het feit dat tijdens de inventarisatie bleek dat de verzameling stukken betreffende Oost-Indië een dienende functie vervult ten aanzien van het persoonlijk archief van Van Polanen is gekozen voor een volgorde van ordening waarbij de nadruk is komen te liggen op het persoonlijk archief van Van Polanen. Een uitvloeisel van dezelfde keuze blijkt uit de naam van de collectie. Aangezien de relatie tussen het persoonlijk archief en de stukken betreffende Oost-Indië, en met name de herkomst van de laatste groep, onduidelijk is gebleven , is ondanks soms grote verwantschap tussen beide hoofdafdelingen [3]niet gekozen voor vermening van de stukken.
De afdelingen die in deze inventareis beschreven zijn vallen aan te merken als een collectie [4], de stukken hebben nl. betrekking op zaken van uiteenlopende aard en betreffende verscheidende zaken en instanties.
De collectie valt uiteen in vier hoofdafdelingen:
  • Stukken betreffende mr. R.G. van Polanen; Inventarisnrs. 1 t/m 224.
  • Stukken betreffende Oost-Indië; Inventarisnrs. 225 t/m 316.
  • Stukken waarvan de samenhang met de collectie niet aangetoond kan worden; Inventarisnrs. 317 t/m 330.
  • Stukken betreffende een eerdere inventarisatie van de collectie; Inventarisnr. 331.
De stukken betreffende mr. R.G. van Polanen zijn geordend volgens het functioneel beginsel [5], waarbij de ordening van het archief is bepaald door de taak van de persoon die het archief heeft gevormd. De stukken betreffende Oost-Indië zijn geordend volgens het pertinentiebeginsel [6], waarbij de stukken ongeacht hun herkomst of bestemming op onderwerp zijn geordend. Deze keuze was noodzakelijk aangezien niet bekend is welke persoon of welk orgaan de archiefvormende instantie is geweest. Hoofdafdeling III bevat stukken waarvan het verband met de hoofdafdelingen I en II niet valt aan te tonen. Op grond van dit feit leek het gerechtvaardigd deze stukken in een aparte hoofdafdeling onder te brengen. Hoofdafdeling IV bevat stukken betreffende een eerdere inventarisatie van de collectie.
Een groot deel van de stukken die betrekking hebben op het agentschap van mr. R.G. van Polanen in de Verenigde Staten [7] en de ambteloze periode van mr. R.G. van Polanen [8]zijn afgedrukt in De opkomst van het Nederlandsch gezag in Oost-Indië,supplement op deel XIII, delen I en II, uitgegeven door L.G.W. de Roo, Den Haag 1909. Bij de desbetreffende nummers van de inventaris zijn verwijzingen gemaakt naar de plaats waar zij in de voornoemde publicatie zijn opgenomen. ( Aan te duiden als: De Roo, supp. op de deel XIII, deel ..., blz.....). Tenslotte werd in 1984 een concordans op de oude inventaris (1981) van de Collectie Van Polanen toegevoegd.