Inventaris van het archief van Lubbert Jan, Baron van Eck, 1719-1765
Lubbert Jan, Baron van Eck

Beschrijving van het archief

Archiefvorming

Historische inleiding

Bestuursstruktuur
Het bestuur op Ceylon strekte zich tot ver in de 18e eeuw uit over het grootste gebied buiten Java en ging steeds meer op een koloniale regering lijken. Het Nederlandse centrale gouvernement bestond uit de gouverneur en de Raad van Ceylon, die vanaf 1727 Politieke Raad werd genoemd. Gouverneur en Raad waren in het begin in Galle gevestigd, maar na de inname van Colombo in 1656 werd dit de hoofdstad.
De gouverneur was de belangrijkste uitvoerende ambtenaar en had toezicht op zowel de politieke als de economische bestuurszaken en op de godsdienstige instellingen. Zijn rechtsgebied strekte zich over het hele eiland en de nederzettingen aan de kust van Madura uit. Hij was bijna altijd een ordinaris of extraordinaris lid van de Raad van Indië en mocht direct corresponderen met de Heren XVII, wat andere gouverneurs niet mochten. Ceylon werd namelijk als een belangrijk gouvernement beschouwd.
De Raad, die de gouverneur moest adviseren, bestond in het algemeen, naast de gouverneur zelf, die voorzitter was, uit 8 leden; soms waren het er minder. De volgende functionarissen waren lid van de Raad: de secunde of hoofdadministrateur, de dessave van Colombo, de hoofdpakhuismeester, de fiscaal, de boekhouder, de secretaris, het hoofd van het "soldij-comptoir"en de legercommandant. De commandeurs van Jaffna en Galle, waar de districtbesturen waren gevestigd, waren eveneens lid van de Raad en woonden de vergaderingen bij, wanneer ze in Colombo waren. Voor vervanging van het voorzitterschap kwamen respectievelijk de commandeur van Jaffna, de commandeur van Galle en de secunde in aanmerking. De Raad kwam zowel in gewone, als in geheime zitting bijeen. Alle besluiten werden bij meerderheid van stemmen genomen en waren bindend voor de gouverneur. Alle gewone missiven van de autoriteiten in Nederland, Batavia en andere VOC-kantoren moesten in de Raad worden voorgelezen en alle antwoorden moesten gezamenlijk worden opgesteld en ondertekend. De "secrete" stukken werden niet voorgelezen in de Raad, maar wél bij het archief van de Raad gevoegd, al werden ze apart bewaard, zolang de gouverneur dit nodig achtte. De gouverneur hield er nauwelijks een eigen archief op na. Hoewel de macht van de gouverneur enigzins was beperkt, doordat hij met de Raad moest overleggen, kon hij door zijn gezaghebbende positie gewoonlijk de koers van het beleid bepalen en zijn wil aan zijn ondergeschikten opleggen.
Tijdens de oorlog met Kandi (1761-1766) werd op 5 oktober 1762, op bevel van de Hoge Regering, de Secrete Raad ingesteld, die door gouverneur Van Eck werd samengesteld uit leden van de Politieke Raad, volgens de wens van de Hoge Regering aangevuld met admiraal N. Houting. De Secrete Raad moest zich bezighouden met alle beleids- en oorlogszaken en was alleen ondergeschikt aan de gouverneur. Na de vredessluiting met Kandi, bleef de Secrete Raad nog bestaan tot 2 juli 1766.
De secunde of hoofdadministrateur was na de gouverneur de belangrijkste functionaris en daarom alleen aan hem verantwoording schuldig. Tijdens afwezigheid van gouverneur, verving hij deze. Hij was verantwoordelijk voor het bestuur van het district Colombo en voorzitter van de Raad van Justitie, het hoogste gerechtshof van Ceylon. Als hoofd van het "negotie-comptoir", hield hij toezicht op de export- en importhandel, de voorraden en alle financiële zaken. De boekhouder en het "soldij-comptoir" waren aan hem ondergeschikt. Het "soldij-comptoir" betaalde lonen en toelagen uit, verstrekte rantsoenen en waakte over de bezittingen, spaargelden en overgemaakte gelden van de VOC-dienaren.
Het kantoor van de fiscaal, dat onafhankelijk was van het bestuur, stelde klachten op schrift en bracht rechtszaken aan bij gerechtshoven.
De secretaris had een grote staf van schrijvers, die in een duidelijk handschrift afschriften maakte van de minuut-notulen van de raadsvergaderingen en alle brieven. De secretaris was verantwoordelijk voor het dagboek van Colombo en de opstelling ervan en voor het archief, waarvan hij bij het overdragen van zijn kantoor een inventaris maakte. Een assistent en twee leerlingen waren belast met het archief en werden toen al archivarissen genoemd. degene die secretaris was, was óók publiek notraris.
De Nederlanders hielden, net als de Portugezen vóór hen, zoveel mogelijk de traditionele bestuursstruktuur in stand, waarboven zij de Nederlandse hiërarchie plaatsten. Zij benoemden bijvoorbeeld drie hoge VOC-dienaren tot dessaves van Colombo, Jaffna en Matara ( deze laatste zetelde in Galle); een dessave was traditioneel een gouverneur van een dessavany (provincie), met grote burgerlijke, militaire en juridische macht. De dessave van Colombo zetelde in Hulftsdorp, net buiten Colombo. Hij escorteerde jaarlijks de afgezanten van Kandi bij hun aankomst en vertrek en was zelf vaak de afgezant van de gouverneur Kandi. Eén of twee keer per week bracht hij persoonlijk rapport uit aan de gouverneur in het fort van Colombo.