Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het geraadpleegde archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met de verkorte aanhaling:

VOLLEDIG:

Nationaal Archief (NA), Den Haag,

Voorlopige inventaris van de archieven betreffende de Oost-Indische Bezittingen en de Kaap, 1796-1813; ) 03 Inventaris van de archieven van het Ministerie van Koophandel en Koloniën, 1806-1807, Marine en Koloniën, 1808-1810

nummer toegang 2.01.27.03, inventarisnummer ...

VERKORT:

NA, Min. van Koophandel en Koloniën, 2.01.27.03, inv.nr. ...