Inventaris van het archief van de gouverneur-generaal en raden van Indië (Hoge Regering) van de Verenigde Oostindische Compagnie en taakopvolgers, 1612-1812

Beschrijving van het archief

Archiefvorming

Geschiedenis van het archiefbeheer
Bij besluit van de Indische Regering van 29 mei 1880 kreeg mr. J.A. van der Chijs, voormalig inspecteur van het inlands onderwijs in Nederlands-Indië, de opdracht om, in samenwerking met de heren D. Koorders, N.P. van den Berg en L.W.G. de Roo, het oud-archief [1]uit de periode 1602-1816, dat sinds 1819 in beheer was bij de toenmalige 'Algemene Secretarie', te 'catalogiseren en classificeren'. De inventaris die in 1882 in druk verscheen, was het resultaat van zijn grote inspanningen. [2]
In 1860 had Van der Chijs, samen met H.D. Levyssohn Norman, al onderzoek gedaan naar het belang van een grote hoeveelheid archief die was opgeslagen op de zolders van enige pakhuizen. Na enige tijd had hij zijn opdracht moeten teruggeven, vanwege de 'onverdragelijke hitte op meerbedoelden zolder'. Later werd een zelfde opdracht opnieuw gegund aan Van der Chijs, maar niet nadat het betreffende materiaal was overgebracht naar het gebouw van de Algemene Secretarie, waar sinds 1847 de rest van het oud-archief was ondergebracht. Het gebrek aan bergruimte in dat gebouw was mede de aanleiding om in 1862 en 1863 de grootboeken van de boekhouder-generaal, archiefmateriaal van het College van Weesmeesters, het College van Schepenen en de Hoge Regering (collectie Hoge Regering) en naar het toenmalige Rijksarchief in Den Haag over te brengen. De eerdergenoemde opdracht uit 1880 aan Van der Chijs zette een streep onder deze handelwijze. In de inleiding van de inventaris beschrijft Van der Chijs de chaotische toestand waarin hij het archief aantrof. Alle bundels en delen, 18.387 in getal, werden door hem voorlopig genummerd, geordend en vervolgens definitief genummerd.
De in druk verschenen inventaris bevatte overigens jammer genoeg geen enkele nummering en was een verwarrende mengeling van inventaris en repertorium. De uitgangspunten die Van der Chijs hanteerde bij de ordening en beschrijving van het archief dateerden van vóór de door de Nederlanders Muller, Feith en Fruin in 1898 geïntroduceerde grondbeginselen van de archivistiek: het 'herkomst-' en het 'bestemmingsbeginsel' ('respect des fonds'). Van der Chijs interpreteerde het begrip 'herkomst' (van archiefstukken) op geheel andere, eigen wijze. In zijn inleiding is te lezen: 'Als regel is aangenomen de stukken volgens de plaatsen hunner herkomst te rangschikken, b.v. brieven van Batavia naar Bantam onder de rubriek Batavia en omgekeerd brieven van Bantam naar Batavia onder de rubriek Bantam...'. Van der Chijs was, als kind van zijn tijd, geïnteresseerd in onderwerpen en niet in archiefvormers.
Ondanks deze bezwaren tegen een aantal van de uitgangspunten van Van der Chijs, moet gezegd worden dat zijn grote inspanningen er mede voor gezorgd hebben dat het archief zoals dat er in zijn jaren was, er heden ten dage nog altijd is. Hij zorgde er bijvoorbeeld voor dat veel losse papieren ter bescherming van een band werden voorzien. Van der Chijs was zich er trouwens van bewust dat zijn werk nog niet af was: 'Men beschouwe daarom deze inventaris niet anders dan als een voorloopigen...'.
In 1819 werd, zoals gezegd, het oud-archief een verantwoordelijkheid van de Algemene Secretarie. Weinig is bekend over het wel en wee van het archief tot het jaar waarin Van der Chijs ten tonele verscheen in 1860. Men mag van de veronderstelling uitgaan dat een deel van het archief door de Algemene Secretarie een tijdlang werd gebruikt als bronmateriaal. Een ander deel was, zoals we van Van der Chijs weten, opgeslagen in pakhuizen in Batavia.
Op 28 januari 1892 werd Van der Chijs bij gouvernementsbesluit benoemd tot eerste 'landsarchivaris' van Indië. Zijn opvolgers hebben weinig gedaan aan de verdere ontsluiting van het VOC-conglomeraat van archieven, zoals Van de Chijs dat beschreven had. Voor wat het archief van de Hoge Regering betreft, werd wel een groot aantal banden en delen met ingekomen en uitgaande missiven van inhoudsopgaven voorzien (met potlood). Landsarchivaris F. de Haan ( 1905-1922) onttrok ca. 1200 kaarten en tekeningen aan het oud-archief en creëerde daarmee de 'Collectie De Haan'. Ook werd een groot aantal banden en delen (opnieuw) ingebonden, wat voor het verdere behoud niet onbelangrijk is geweest.
Vanaf het midden van de jaren '80 is door het ANRI een groot aantal plaatsingslijsten en inventarissen vervaardigd op onderdelen van de inventaris van Van der Chijs, o.a. op een groot aantal series die samen ooit het archief van de Hoge Regering vormden. In sommige gevallen betekende dit een verbetering van de toegankelijkheid, maar door deze inspanningen werd de onderlinge samenhang tussen de series binnen de context van het archief van de Hoge Regering niet hersteld.
Over het wel en wee van het archief in de tijd van de Hoge Regering is niet zoveel bekend. Het archief werd bewaard op het Kasteel van Batavia, de zetel van de Hoge Regering en lange tijd de residentie van de gouverneurs-generaal. Door oorlogshandelingen is van de oudste stukken, van vóór 1620, vrijwel niets bewaard gebleven. De zorg voor het archief werd in 1735, nadat er dat er 'defecten en gebreckelijkheden' waren geconstateerd, overgedragen aan een 'archivarius'. Voordien deden andere functionarissen van de secretarie dit werk erbij. De functie van archivarius werd in 1808 weer afgeschaft door de toenmalige gouverneur-generaal Daendels. In 1739 waren de archiefkasten en de ruimten waarin deze stonden volledig gevuld en werd een voormalige opslagplaats vrijgemaakt om als archiefruimte te dienen. In 1768 was ook deze ruimte weer volledig gevuld en werd besloten tot vernietiging van de dubbelen. Ook in 1794 werd besloten tot de vernietiging van 'onbruikbare papieren'. In 1812 werd op last van het het Engelse bestuur een inventaris opgemaakt van de toen aanwezige stukken (zie inv.nrs. 4481-4482).