Inventaris van het archief van de gouverneur-generaal en raden van Indië (Hoge Regering) van de Verenigde Oostindische Compagnie en taakopvolgers, 1612-1812

Beschrijving van het archief

Inhoud en structuur van het archief

Verantwoording van de bewerking
De inventarisatie van Van der Chijs en de latere deelinventarisaties door het ANRI hebben in het verleden niet geleid tot inventarissen die aan de eisen van deze tijd kunnen voldoen. Doel van deze inventarisatie was dan ook de reconstructie en beschrijving van alle archiefmateriaal dat tot het archief van de gouverneur-generaal en raden van Indië en taakopvolgers (Hoge Regering) over de periode 1612-1811 behoorde en nog behoort. De kwaliteit van de inventaris en de verpakking van het archiefmateriaal zouden van het niveau moeten zijn dat gebruikelijk is in de Nederlandse traditie.
Er zijn drie data van belang voor de instelling van de Hoge Regering in het toenmalige Bantam (en vanaf 1619 in Batavia). Op 1 september 1609 werd door de Heren Zeventien besloten dat er een gouverneur-generaal in Indië zou moeten aangesteld en op 14 november van dat jaar werd door hetzelfde college besloten dat er een raad van Indië naast de gouverneur zou moeten opereren. De feitelijke benoeming door de Staten-Generaal van de eerste gouverneur-generaal, Pieter Both, vond plaats op 27 november 1609. Het oudste (originele) stuk dateert van 28 april 1612 en betreft een ingekomen missive van de Heren Zeventien (inv.nr. 2678).
Als eindcesuur is gekozen voor 11 september 1811. In het vaderland was de oude VOC-structuur al eerder grondig gewijzigd, maar in Indië was de continuïteit aanzienlijk groter. Op 11 september 1811 echter werden de oude bestuursorganisaties dan toch opgeheven en wel door toedoen van de Engelsen die kort ervoor Java veroverd hadden en het gebied tot deel van de 'Honorable East India Company' hadden verklaard. Deze datum markeert derhalve het definitieve einde van de VOC en in het bijzonder het einde van de Hoge Regering, de spil van de VOC in Azië gedurende meer dan tweehonderd jaar.
Zoals gebruikelijk is, werd begonnen met de algemene series, zoals de notulen, resoluties, besognes, dagregisters, ingekomen en uitgaande missiven en de eigentijdse toegangen op deze series. De series waren redelijk goed terug te vinden in het depot, maar tijdens de inventarisatie bleek al snel dat een groot aantal archiefbescheiden in het verleden verkeerd was beschreven met een onjuiste redactie, datering, ontwikkelingsstadium of uiterlijke vorm. Ook werd een groot aantal onderwerpcollecties, zoals 'Batavia', 'Regeering', 'Militaria', 'Reizen', 'Varia', e.d. doorgenomen op de aanwezigheid van archiefmateriaal van de Hoge Regering. Het getraceerde materiaal werd fysiek uit deze series genomen en beschreven in deze inventaris. De kaarten en tekeningen uit de Collectie De Haan die hiervoor in aanmerking kwamen, werden wel beschreven in deze inventaris, maar werden (vanwege de speciale berging) fysiek in deze collectie gelaten. In totaal werd uit 38 series en collecties archiefmateriaal opgenomen in deze inventaris. [1] In de meeste gevallen betekende dat het einde van het bestaan van deze serie. (Zie bijlage 9 voor een lijst van deze inventarissen.)
De archiefbescheiden werden vervolgens beschreven door de projectmedewerkers. Zij noteerden niet alleen de archivistische beschrijvingskenmerken, maar ook de kenmerken van de materiële schade. Bij het beschrijven werd aangehaakt bij de Nederlandse traditie, aangevuld met een aantal nuttige uitgangspunten uit de ISAD-regels. Voor wat betreft de redactie van de archiefbescheiden werd gebruik gemaakt van de reguliere Nederlandse archiefterminologie. De oude en bekende aanduiding 'resoluties' voor 'besluiten' bleef gehandhaaft, maar de oude, minder bekende term 'realia', bijvoorbeeld, werd vervangen door 'repertorium'. De beschrijvingen bevatten veelal de nieuwe redactie en de oude tussen haakjes. De archivistische beschrijvingen werden vervolgens gecontroleerd en ingevoerd in een database ('Noord-Hollands Archief Beschrijvings Systeem': NABS). Vervolgens werden de beschreven stukken in (zuurvrije) dozen en omslagen verpakt.
Bij het samenstellen van de inventaris is, mede op basis van een groot aantal onderzoeken dat werd uitgevoerd door de medewerkers, veel aandacht besteed aan toelichtingen bij de rubrieken en verzamelbeschrijvingen van de series. Deze toelichtingen beogen het gebruiksgemak van de inventaris te vergroten en bevatten o.a. informatie over de relatie tussen de verschillende series, de werking van eigentijdse toegangen, de globale inhoud, e.d.
De aangetroffen archiefstukken die het resultaat waren van gecombineerde vergaderingen van de Hoge Regering met de Hoge Commissie (commissarissen-generaal S. Nederburgh en S. Frijkenius) in de periode 1793-1799 zijn beschreven in deze inventaris, hoewel niet kon worden vastgesteld of de stukken deel hebben uitgemaakt van dit archief dan wel van het archief van de Hoge Commissie. Van het archief van de Hoge Commissie zal een aparte inventaris verschijnen.
Deze inventaris is een resultaat van de hernieuwde samenwerking tussen het Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) en het Nationaal Archief van Nederland. Een doel van deze samenwerking is het verbreden van de kennis aan de Indonesische kant van de Nederlandse taal, de Nederlandse paleografie en het toegankelijkmaken van Nederlandstalige archieven die in beheer zijn bij het ANRI, mede op basis van de ISAD-regels. Van 1 mei 2001 tot 15 maart 2002 heeft een groep van 15 archivarissen van het ANRI, samen met ondergetekenden, aan deze inventarisatie gewerkt. Een 4-tal depotmedewerkers -van wisselende samenstelling- verzorgde in deze periode de aan- en afvoer van archiefstukken èn het verpakken van het beschreven materiaal in zuurvrije omslagen en dozen. Deze inventaris bestaat uit twee delen: een inleiding en de inventaris zelf. De inleiding bevat 4 hoofdstukken: een historische verhandeling over de organisatie van de VOC, de geschiedenis van het archief, de verantwoording van deze inventarisatie en aanwijzingen voor de gebruiker. Een aantal bijlagen en een literatuurlijst complementeren de inleiding.