Inventaris van het archief van de gouverneur-generaal en raden van Indië (Hoge Regering) van de Verenigde Oostindische Compagnie en taakopvolgers, 1612-1812

Beschrijving van de series en archiefbestanddelen

   Besluitvorming

Vaststelling
Deze rubriek bevat de stukken die de vaststelling van de besluitvorming betreffen: de series generale (gewone) en secrete (geheime) notulen, resoluties en besognes, alle in verschillende ontwikkelingsstadia (minuut, net, kopie en extract). Ook de bijlagen bij de generale resoluties zijn in deze rubriek beschreven. De notulen, resoluties en besognes zijn toegankelijk met de series eigentijdse repertoria.
De notulen zijn het verslag van de vergaderingen van de Hoge Regering en vormden de basis voor de tekst van de resoluties die aan strenge vormeisen diende te voldoen en daarom in die zin afwijkt van de minder gepolijste tekst van de notulen. De notulen die niet tot resolutie werden verwerkt, waren de besluiten van minder importantie. De serie bijlagen bij de generale resoluties bevat ingekomen stukken die tot een resolutie hebben geleid. De besognes vormen de administratieve neerslag van de beraadslagingen van de Hoge Regering met betrekking tot het wel en wee van de buitenkantoren. Vóór 1743 werden deze besognes opgenomen in de resolutieboeken. In de marge staat dan bijvoorbeeld vermeld 'Besogne over Timor'. Vanaf 1743 werden de besognes in aparte delen ingeschreven: de besognes. Alleen besognes van grotere importantie, bijvoorbeeld een benoeming van een hoge functionaris, bleven vermeld -als besogne- in de resolutieboeken en komen niet voor in de serie besognes. Zo kan het voorkomen dat er in een vergadering op een bepaalde dag werd gesproken over bijvoorbeeld het buitenkantoor Timor. De administratieve neerslag werd dan -voor wat betreft de belangrijkere zaken- in de resoluties van die datum opgenomen en het overgrote, minder belangrijke deel, in de besognes. Meestal wordt in de resoluties alleen verwezen naar de serie besognes. In tegenstelling tot de series resoluties vinden de series besognes hun oorsprong niet in de series notulen. Een schema van de relatie notulen, resoluties en besognes is te vinden in de bijlagen.