Inventaris van de notariële archieven van Batavia en Ommelanden

Beschrijving van het archief

Geschiedenis van de archiefvormer

Reglement / instructie 1642 (Nieuwe toevoegingen aan de instructie)
De notaris was een privé -persoon en nog geen publiek ambtenaar, maar de Hoge Regering wilde zijn handelen toch streng reguleren. Zo werd het in 1632 verboden zonder toestemming van de Hoge Regering enig akte van transport, contract, verkoop, testament etc. te passeren. Aan de andere kant werd aan het plakkaat geen gevolg gegeven en raakte het reeds snel in onbruik.
Ook de zorgvuldigheid van de akte werd bij plakkaat gereguleerd. De eed werd vernieuwd en het werd verplicht dat de comparanten de te passeren akten tekenden. Op 24 augustus 1762 worden alle orders en reglementen aangaande de notarissen door de Hoge Regering "gerenoveerd, vermeerderd en vastgesteld en werd de Raad van Justitie aanbevolen deze orders en reglementen in een receuil te verzamelen en deze jaarlijks aan de notarissen voor te lezen. Toch komt het veelvuldig voor dat er foutieve akten gemaakt worden en stelt de Hoge Regering voortdurend nieuwe regels, vooral ten aanzien van het passeren van testamenten van VOC-dienaren.
Hoog op de maatschappelijke ladder stond de notaris niet. Bij begrafenissen werd hij protocolair ingedeeld bij de "coopluyden, schippers, chirurgijns van de hooftposten, werkbasen en diaconen in bedieningen." De notarissen en hun echtgenotes mochten zich wel van de grote quitasol (zonnescherm) bedienen. Dit voorrecht gold echter ook voor de afslagers van de vis. Zijn verdiensten haalde de notaris uit de vastgestelde tarieven voor het opmaken van akten. Maar hij ondervond daarbij concurrentie van de schepenbank, waar ook akten gepasseerd konden worden.
Volgens de lijst van Van der Chijs zijn vanaf 1671 alleen nog notarissen werkzaam. Voor 1671 komen er meer gezworen klerken en secretarissen dan notarissen voor. De secretaris treedt dus tot 1671 ook op als notaris. In zijn instructie wordt daar echter geen melding van gemaakt. Een aantal notarissen is geadmitteerd geweest bij het Hof van Holland. Waarschijnlijk oefenden zij het ambt al uit in Nederland. De meeste Bataviase notarissen zijn echter niet bij het Hof geadmitteerd.
In Batavia werd het Hollandse systeem met betrekking tot het notariaat gebruikt. In de landgewesten van de Republiek bestond het ambt van notaris niet voor 1811. Daar werden akten gepasseerd voor de schepenbank. De Schepenbank van Batavia fungeerde ook als notaris. Zo zijn er in het archief van de Schepenbank series registers met transporten van slaven en onroerend goed (koopbrieven) te vinden. Vaak gaat het hier om hogere bedragen dan bij de transportaktes die zijn verleden voor notarissen. Daarnaast zijn er in het archief van de Schepenbank series schepenkennissen, attestaties en procuraties en vrijbrieven (akten van emancipatie) aanwezig.
Tot 1650 zijn er steeds twee notarissen in functie. Op 14 oktober 1650 wordt dat aantal door de Hoge Regering officieel vastgesteld. Op 13 mei 1718 wordt een vijfde notaris aangesteld "omdat de gemeente door vier notarissen niet gerieft kan werden . In 1731 wordt "weder een 6e notaris aangesteld. Op 14 mei 1773 wordt het getal der notarissen binnen de stad op drie of vier, en buiten de stad op één gesteld . Op 13 juli 1792 wordt het aantal teruggebracht tot drie.
In 1680 wordt het de notarissen toegestaan zich te associëren. Rond 1789 wordt het notarissen ook toegestaan buiten Batavia akten op te maken en worden er zelfs speciale notarissen voor de Ommelanden benoemd.
Aan het ambt van de eerste gezworen klerk van de Schepenbank was de functie van "proto(col)-notaris verbonden. Hij had het opzicht over de notariële protocollen, die waren overgebracht naar het stadhuis
In 1686 wordt melding gemaakt van het bestaan van notarissen op de buitenposten. Als er geen notaris aanwezig is kan de secunde of de gezworen klerk ter plaatse een notariële akte opmaken. Op 22 april 1766 wordt door de Hoge Regering bijvoorbeeld bepaald dat de notarissen op Ceylon een eed moeten afleggen, een apart protocol met genummerde akten moeten houden en dat deze protocollen maandelijks door de Raad van Justitie ter plaatse moet worden nagezien.
In 1822 werd de notaris een publiek ambtenaar en werd een reglement vastgesteld