Inventaris van de notariële archieven van Batavia en Ommelanden

Beschrijving van het archief

Inhoud en structuur van het archief

Inhoud
De minuut-akten werden tot oktober 1732 bijgehouden in aparte protocollen per soort akte [transporten, attestaties, obligaties, testamenten etc.]. In een goed bewaard gebleven notarisarchief vindt men dan meestal de volgende series:
Bij sommige notarissen komt het voor dat de ooit verspreid geraakte protocollen later opnieuw zijn ingebonden. Daarbij zijn vaak fouten gemaakt, waardoor er vreemde combinaties van akten in één protocol kunnen voorkomen, of delen van verschillende jaren zijn samengevoegd.
Vanaf oktober 1732 gaat men over tot het vormen van verzamelprotocollen, waarvan alle akten chronologisch doorlopend genummerd worden tot het einde van het verband van de notaris. Waarschijnlijk hangt dit samen met een Patriase order van 14 september 1731 om de protocollen maandelijks met een nieuw nummer te laten beginnen (we zien die maandelijkse nummering bij een aantal notarissen verschijnen).
Het protocol schijnt het eigendom te zijn geweest van de notaris; dit blijkt duidelijk uit een op 21 oktober 1695 uitgevaardigd verbod tegen het vervreemden , zonder toestemming van de Hoge Regering, van notariële minuten, bij vertrek of overlijden van notarissen of hun erven. In 1728 en 1729 werd hierin wijziging aangebracht. De notaris die de protocollen van zijn overleden of afgetreden voorganger zou overnemen, moest door de regering worden aangewezen, terwijl tevens opdracht werd gegeven om de protocollen - behoorlijk ingebonden- naar het stadhuis te brengen om daar bewaard te worden. In een resolutie van de Schepenbank van 21 augustus 1715 wordt een dergelijke procedure beschreven. Gecommitteerde schepenen rapporteren dat volgens order van de Schepenbank en op last van de Hoge Regering aan de nieuwe notaris Job Freman zijn overgegeven de protocollen van de voormalige notaris Nicolaas van Haeften, inclusief de protocollen van de notarissen Uldrix en Berghuijsen die Van Haeften al onder zich had. In het rapport wordt een precieze opsomming van de protocollen gegeven.
De Heren Zeventien gaven later de opdracht om de akten - na vervolg van tijd - te nummeren. Tevens werd de secretaris van de Schepenbank opgedragen om de protocollen te controleren. In werkelijkheid was dit meestal het werk van de 1e gezworen klerk. Op 28 maart 1775 werd deze praktijk ook geformaliseerd. Nog was het niet genoeg want op 24 januari 1792 bepaalt de Hoge Regering dat de Raad van Justitie tweemaal per maand de notariële protocollen moest inspecteren.